Điểm mới về thời điểm ký số trên hóa đơn và chứng từ điện tử từ 01/07/2026
Việc chuẩn bị chứng thư số hợp lệ và cập nhật quy trình nội bộ là yếu tố then chốt.
Ngày 30/06/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026, quy định chi tiết về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Việc nắm rõ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, giảm thiểu phạt và duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ, đặc biệt tại Long Biên, Hà Nội.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
Theo Mục 7 Phụ lục của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn, được hiển thị theo định dạng ngày‑tháng‑năm dương lịch.
- Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn: thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu cho cơ quan thuế (hoặc thời gian cấp mã cho hóa đơn có mã) phải được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn, ngoại trừ trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo Điều 16 Nghị định.
- Người bán khai thuế: dựa trên thời điểm lập hóa đơn.
- Người mua khai thuế: dựa trên thời điểm nhận hóa đơn, đảm bảo đầy đủ hình thức và nội dung theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Thời điểm ký số trên chứng từ điện tử
Khoản 5 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số, cũng được hiển thị theo định dạng ngày‑tháng‑năm dương lịch.
Chuẩn bị chứng thư số và phần mềm phù hợp
Để đáp ứng yêu cầu ký số mới, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra và gia hạn chứng thư số để đảm bảo còn hiệu lực. Thời hạn hiệu lực được quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
- Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử được cập nhật để tự động ghi nhận thời điểm ký số và hiển thị đúng định dạng ngày‑tháng‑năm.
- Rà soát và điều chỉnh quy trình nội bộ, đồng thời đào tạo nhân viên kế toán, bán hàng về các thay đổi pháp luật.
Thời hạn hiệu lực của các loại chứng thư số
Theo Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, thời hạn hiệu lực của chứng thư số như sau:
- Chứng thư số gốc của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia: 25 năm.
- Chứng thư số cho dịch vụ cấp dấu thời gian: 5 năm.
- Chứng thư số cho dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu: 5 năm.
- Chứng thư số cho dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng: 10 năm.
- Chứng thư số công cộng: 3 năm.
- Chứng thư số điện tử chuyên dùng (được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký điện tử chuyên dùng): 10 năm.
Kết luận
Việc tuân thủ thời điểm ký số mới từ 01/07/2026 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các hình phạt mà còn nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn và chứng từ điện tử. Đặc biệt, các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội nên phối hợp chặt chẽ với Chi cục Thuế Long Biên và Cục Thuế Hà Nội để cập nhật kịp thời các hướng dẫn thực thi.