Việc nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử miễn phí dịch vụ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tuân thủ pháp luật thuế. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, được ban hành để chi tiết hóa Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, có 4 trường hợp cụ thể được hưởng ưu đãi miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/07/2026. Đối với các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, việc cập nhật thông tin này không chỉ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
4 trường hợp được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử từ 01/7/2026
Để hỗ trợ doanh nghiệp và các tổ chức trong quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử, Chính phủ đã quy định rõ ràng các đối tượng được miễn phí dịch vụ. Việc xác định đúng nhóm đối tượng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý tài chính và tuân thủ quy định. Căn cứ tại Điều 11 Nghị định 154/2026/NĐ-CP, các trường hợp được miễn phí dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn. Các đối tượng này được miễn phí dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Việc xác định địa bàn ưu đãi được thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư theo quy định của pháp luật về đầu tư. Cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác sẽ thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử miễn phí dịch vụ cho các đối tượng này.
- Cơ quan thuế hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức, xử lý tài sản công theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công. Các cơ quan này sẽ lập hóa đơn điện tử thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí dịch vụ.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 154/2026/NĐ-CP được đăng ký, thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Việc nắm rõ các trường hợp này giúp các đơn vị đủ điều kiện chủ động liên hệ với cơ quan thuế hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ để được hưởng ưu đãi, tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Trường hợp phải trả phí dịch vụ hóa đơn điện tử
Bên cạnh các đối tượng được miễn phí, Nghị định 154/2026/NĐ-CP cũng quy định rõ về các trường hợp phải trả phí dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể, các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc các trường hợp được miễn phí dịch vụ nêu trên, khi sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, sẽ phải thực hiện trả tiền dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết giữa các bên. Điều này đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong việc cung cấp và sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử trên toàn quốc.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/7/2026 theo Luật Quản lý thuế 2025
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, chính thức áp dụng toàn bộ từ ngày 01/7/2026, đã đặt ra những nguyên tắc quan trọng trong việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Các nguyên tắc này nhằm đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế. Cụ thể, theo khoản 5 Điều 26 của Luật này, các nguyên tắc bao gồm:
- Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán. Hóa đơn phải bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và người lập chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ.
- Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.
- Người nộp thuế có trách nhiệm triển khai hệ thống hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kết nối, lưu trữ, bảo mật và truy xuất hóa đơn điện tử theo đúng định dạng chuẩn và quy định của pháp luật.
- Dữ liệu hóa đơn điện tử được quản lý tập trung, thống nhất để xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; được kết nối, chia sẻ với các cơ quan, tổ chức có liên quan nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi người mua. Cơ quan thuế có trách nhiệm tổ chức, xây dựng, quản lý và vận hành hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử. Căn cứ kết quả phân tích rủi ro, cơ quan thuế áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp, bao gồm cả việc ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp có rủi ro cao về thuế và hóa đơn.
Những nguyên tắc này là kim chỉ nam cho mọi hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế tại Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung thực hiện đúng quy định, đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử miễn phí và nguyên tắc sử dụng
Doanh nghiệp nhỏ tại địa bàn khó khăn có được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử vĩnh viễn không?
Không. Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 154/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn chỉ được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Sau thời gian này, doanh nghiệp sẽ phải trả phí dịch vụ theo hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ.
Cơ quan thuế có thể tự triển khai hệ thống hóa đơn điện tử mà không qua tổ chức cung cấp dịch vụ không?
Có. Theo khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, Cơ quan thuế có trách nhiệm tổ chức, xây dựng, quản lý và vận hành hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử. Điều này cho phép Cơ quan thuế chủ động trong việc triển khai và quản lý hệ thống hóa đơn điện tử, đồng thời cũng có thể ủy thác cho các tổ chức cung cấp dịch vụ nếu cần thiết.
Việc nắm vững các quy định về miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các nguyên tắc sử dụng theo Luật Quản lý thuế 2025 là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Đặc biệt, các doanh nghiệp tại khu vực Long Biên, Hà Nội cần chủ động tìm hiểu và áp dụng đúng để tối ưu hóa chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật và góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế số.