Thời điểm lập hóa đơn mới từ 01/07/2026: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Bạn có biết rằng từ 1/7/2026, quy định về thời gian lập hóa đơn sẽ được thay đổi toàn diện, ảnh hưởng tới hơn hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam? Nghị định 254/2026/NĐ-CP sẽ chính thức thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời đưa ra các tiêu chuẩn mới về thời điểm lập hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Quy định mới áp dụng ngay từ ngày 01/07/2026, và sẽ ảnh hưởng đến mọi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội cần cập nhật kịp thời.
Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý của Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo Điều 9 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên tính chất của hàng hóa, dịch vụ và quy trình giao nhận. Dưới đây là bảng tóm tắt các trường hợp chính:
| Hàng hóa, dịch vụ | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (kể cả tài sản công, hàng dự trữ quốc gia) | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu) | Thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Lưu ý: Không bao gồm tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác | Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ | Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. |
| Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế | Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ. |
Ví dụ thực tế: Công ty X bán máy móc trị giá 2.000.000.000 đ đồng cho khách hàng Y. Theo quy định mới, công ty phải lập hóa đơn ngay khi giao máy (không chờ thu tiền). Nếu giao hàng vào ngày 15/07/2026, hóa đơn phải được phát hành trong cùng ngày, bất kể khách hàng thanh toán vào ngày 30/07/2026.
Căn cứ pháp lý: Nghị định 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2026), Khoản 1 Điều 43, Khoản 2 Điều 43 và Điều 9.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để chuyển sang quy định mới
- Kiểm tra hệ thống phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử: Đảm bảo phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn ngay khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, phù hợp với các quy định mới.
- Đào tạo nhân viên: Cập nhật quy trình làm việc, nhấn mạnh việc không chờ thu tiền mới lập hóa đơn và các trường hợp đặc thù khác.
- Thiết lập quy trình đối soát dữ liệu: Đối với hàng hóa, dịch vụ có khối lượng lớn, phát sinh thường xuyên, dịch vụ viễn thông, cần xây dựng quy trình đối soát dữ liệu chặt chẽ trong thời gian quy định.
- Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Đảm bảo dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật, lưu trữ và truyền dữ liệu theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ: Điều chỉnh các quy trình liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ, kế toán và tài chính để đảm bảo tuân thủ thời điểm lập hóa đơn mới.
Mức phạt và những điểm dễ sai khi không tuân thủ quy định mới
Việc không tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thể dẫn đến các rủi ro và hậu quả pháp lý cho doanh nghiệp. Mặc dù Nghị định này tập trung vào hướng dẫn thi hành, việc vi phạm các quy định về hóa đơn thường sẽ bị xử lý theo các quy định hiện hành của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn liên quan. Doanh nghiệp có thể đối mặt với:
- Xử phạt hành chính: Các hành vi vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ có thể bị phạt tiền theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
- Rủi ro về thuế: Hóa đơn lập sai thời điểm có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, dẫn đến việc bị truy thu thuế, phạt chậm nộp hoặc các vấn đề khác trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
- Ảnh hưởng đến uy tín: Việc không tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp với cơ quan thuế và đối tác kinh doanh.
Những lỗi thường gặp mà doanh nghiệp cần lưu ý:
- Nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm lập hóa đơn, đặc biệt đối với hàng hóa và dịch vụ.
- Không kịp thời đối soát dữ liệu cho các giao dịch có khối lượng lớn hoặc dịch vụ viễn thông, dẫn đến việc lập hóa đơn trễ hạn.
- Bỏ sót việc lập hóa đơn cho các giao dịch nhỏ hoặc các trường hợp đặc thù không yêu cầu hóa đơn ngay từ khách hàng.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp bán hàng hóa có cần lập hóa đơn ngay khi giao hàng dù chưa thu tiền?
Đúng. Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn cho bán hàng hóa là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Đây là quy định bắt buộc cho mọi doanh nghiệp tại Việt Nam.
Trong trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và đã nhận tiền đặt cọc, thời điểm lập hóa đơn là khi nào?
Tiền đặt cọc hoặc tạm ứng thường không được tính là thời điểm lập hóa đơn. Thời điểm lập hóa đơn cho dịch vụ là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc khi thu tiền (nếu thu trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ). Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng sẽ không được coi là thời điểm lập hóa đơn.