Nghị định 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực từ 01/7/2026: Doanh nghiệp cần làm gì?

Tại sao việc nắm rõ hiệu lực Nghị định về hóa đơn chứng từ lại quan trọng với doanh nghiệp Việt Nam?

Hơn 70% doanh nghiệp tại Việt Nam có thể đối mặt với rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có nếu không cập nhật kịp thời các quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý hóa đơn, chứng từ ngày càng được siết chặt, đòi hỏi các tổ chức, cá nhân kinh doanh phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ đã và đang là nền tảng pháp lý quan trọng cho việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Tuy nhiên, với sự ra đời của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ chính thức hết hiệu lực. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải nắm rõ lộ trình thay đổi để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh những hậu quả nghiêm trọng như phạt hành chính, truy cứu trách nhiệm hình sự, và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín kinh doanh.

Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về thời điểm Nghị định 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực, các quy định mới sẽ thay thế, và những bước chuẩn bị cần thiết để doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, có thể thích ứng một cách hiệu quả nhất.

Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị cho kỷ nguyên hóa đơn điện tử mới từ 2026

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật trong bối cảnh các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử thay đổi, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị và rà soát các yếu tố sau:

1. Hiểu rõ các trường hợp sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp

Trước khi đi sâu vào các quy định mới, việc nắm vững những hành vi bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp theo quy định hiện hành (Nghị định 125/2020/NĐ-CP) là vô cùng quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh mắc phải những sai lầm cơ bản có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các trường hợp sau đây được xem là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

• Hóa đơn, chứng từ giả: Là các loại hóa đơn, chứng từ được in, phát hành hoặc tạo lập trái phép, không đúng mẫu hoặc không do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng: Bao gồm hóa đơn chưa được thông báo phát hành, hóa đơn đã hết thời hạn sử dụng hoặc đã bị hủy bỏ.
• Hóa đơn bị ngừng sử dụng: Trong thời gian doanh nghiệp bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế: Đối với các trường hợp bắt buộc phải đăng ký.
• Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế: Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký: Đây là một dấu hiệu rõ ràng của hóa đơn không hợp pháp.
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế nhưng cơ quan chức năng đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp: Các trường hợp này thường được phát hiện qua quá trình thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế, công an hoặc các cơ quan chức năng khác.

2. Chuẩn bị cho quyền truy cập dữ liệu của cơ quan thuế

Luật Quản lý thuế 2025 đã quy định rõ ràng về quyền của cơ quan thuế trong việc thu thập thông tin. Cụ thể, theo Điều 23 Luật Quản lý thuế 2025, cơ quan thuế có quyền truy cập vào dữ liệu phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, máy tính tiền của người nộp thuế có dấu hiệu trốn thuế. Điều này không áp dụng cho tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh một cách đại trà.

Để chuẩn bị cho khả năng này, doanh nghiệp cần:

• Đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu: Hệ thống phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử phải được cập nhật thường xuyên, dữ liệu phải chính xác và dễ dàng truy xuất.
• Xây dựng quy trình lưu trữ và bảo mật dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn, đúng quy định pháp luật và có thể cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu (trong trường hợp có dấu hiệu trốn thuế).
• Hiểu rõ quyền và nghĩa vụ: Khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp thông tin, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đúng nội dung, thời hạn và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin.

Quy trình chuyển đổi và tuân thủ các quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử

Để thích ứng với những thay đổi pháp lý quan trọng sắp tới, doanh nghiệp Việt Nam cần thực hiện một quy trình chuẩn bị và chuyển đổi có hệ thống. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Nắm vững lộ trình hiệu lực của các văn bản pháp luật

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các mốc thời gian cần lưu ý:

1. Luật Quản lý thuế 2025: Là cơ sở pháp lý cho các quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử. Các quy định chi tiết và biện pháp tổ chức, hướng dẫn Luật này sẽ được cụ thể hóa trong các văn bản dưới luật.
2. Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. Kể từ ngày này, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ sẽ chính thức hết hiệu lực. Đồng thời, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 3 năm 2025 của Chính phủ cũng sẽ hết hiệu lực thi hành.