Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Hướng dẫn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Tại sao Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam?

Doanh nghiệp tại Hà Nội, đặc biệt ở khu vực Long Biên, đang đối mặt với yêu cầu chuyển đổi sang hệ thống hóa đơn điện tử có mã theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nghị định này, được Chính phủ ban hành ngày 30/06/2026, quy định chi tiết cách thức áp dụng Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, giảm chi phí lưu trữ giấy tờ và nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn mang lại lợi ích thực tiễn: giảm thời gian xử lý giao dịch, tăng tính minh bạch, hỗ trợ kiểm soát nội bộ và giảm thiểu gian lận. Đối với các doanh nghiệp có doanh thu trên 10 tỷ đồng, việc không chuyển đổi đúng thời hạn có thể dẫn đến mức phạt cao và thậm chí đình chỉ hoạt động kinh doanh.

Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã

• Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc nằm trong danh sách rủi ro cao theo Thông tư 31/2021/TT-BTC.
• Hồ sơ cá nhân:
  • Đơn đề nghị chuyển đổi (mẫu 01/TB-KTT Phụ lục IB).
  • Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (các trang có dấu).
  • Giấy ủy quyền (nếu người nộp thuế không phải là người đại diện pháp luật).
• Hồ sơ kỹ thuật:
  • Hệ thống phần mềm kế toán đáp ứng chuẩn XML của Tổng cục Thuế.
  • Chứng chỉ số (digital certificate) do nhà cung cấp được công nhận.
  • Biên bản kiểm tra nội bộ về an toàn dữ liệu.
• Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo.

Quy trình thực hiện chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã – các bước chi tiết

1. Nhận thông báo từ cơ quan thuế. Thông báo sẽ được gửi qua email, bưu điện hoặc hệ thống e‑tax, kèm mẫu 01/TB-KTT.
2. Chuẩn bị hồ sơ. Hoàn thiện các tài liệu theo checklist ở trên và nộp cho cơ quan thuế. Đảm bảo phần mềm đã được cập nhật chuẩn XML.
3. Kiểm tra và phê duyệt. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và phần mềm, thường mất 3‑5 ngày làm việc. Nếu có sai sót, doanh nghiệp sẽ nhận được yêu cầu bổ sung.
4. Cập nhật thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Thực hiện thay đổi theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Hệ thống sẽ chuyển từ “không mã” sang “có mã”.
5. Kiểm tra hoạt động. Sau khi hệ thống được kích hoạt, doanh nghiệp cần thực hiện thử nghiệm 5 giao dịch (bán hàng, mua hàng, xuất kho…) để xác nhận tính ổn định và tính hợp lệ của dữ liệu.
6. Báo cáo hoàn thành. Gửi báo cáo kết quả chuyển đổi cho cơ quan thuế, kèm biên bản nghiệm thu và chứng nhận phần mềm.

Chi phí, thời gian xử lý và mức phạt nếu không tuân thủ

Chi phí thực hiện chuyển đổi phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm; không có mức phí cố định. Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 3‑5 ngày làm việc.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện chuyển đổi trong thời hạn quy định, mức phạt hành chính sẽ được tính theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

• Phạt tiền từ 10% đến 30% giá trị hóa đơn không hợp pháp, tối đa 200.000.000 VNĐ.
• Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, cơ quan thuế có thể đình chỉ hoạt động kinh doanh trong thời gian tối đa 30 ngày.

Ví dụ: Doanh nghiệp X có 100 hóa đơn không có mã, mỗi hóa đơn trị giá 10.000.000 VNĐ. Tổng giá trị = 1.000.000.000 VNĐ. Nếu bị phạt 20% giá trị, mức phạt sẽ là 200.000.000 VNĐ.

Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi và hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể chuyển lại sang sử dụng hóa đơn không có mã sau khi đã chuyển sang có mã không?

Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi sau 12 tháng kể từ ngày chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã. Cơ quan thuế sẽ xem xét dựa trên Điều 91 Luật Quản lý thuế và Thông tư 31/2021/TT-BTC để quyết định chấp nhận hay không.

Làm sao để biết doanh nghiệp mình thuộc nhóm rủi ro cao và phải chuyển sang hóa đơn có mã?

Rủi ro cao được xác định theo Thông tư 31/2021/TT-BTC. Các tiêu chí bao gồm:

• Doanh thu trên 10 tỷ đồng.
• Tỷ lệ khai báo thuế chênh lệch >10% so với kỳ trước.
• Lịch sử vi phạm thuế (bị xử phạt, truy thu).

Nếu doanh nghiệp thuộc nhóm này, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chính thức (mẫu 01/TB-KTT Phụ lục IB) yêu cầu chuyển đổi.

Hành vi nào bị cấm đối với công chức thuế và doanh nghiệp khi xử lý hóa đơn điện tử?

Theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), công chức thuế không được:

• Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện chuyển đổi.
• Thực hiện hoặc chỉ đạo hành vi làm giả, thay đổi nội dung hóa đơn điện tử.
• Nhận hối lộ hoặc lợi ích không chính đáng liên quan đến việc cấp, sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cũng không được:

• Phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định của pháp luật.
• Thao túng, làm giả dữ liệu trong hệ thống hóa đơn điện tử.
• Không cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin khi nộp hồ sơ chuyển đổi.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định trên sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và tránh các rủi ro pháp lý.