1. Tại sao Nghị định 253/2026/NĐ-CP quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam?
- Nếu không nắm rõ nội dung, doanh nghiệp có thể phải chịu phạt thuế lên tới 200% số thuế chưa nộp theo quy định của Bộ Tài chính
- 000 2–3 ngày Giá tùy gói dịch vụ Phí nộp thuế (theo mức thuế suất) Biến động theo thu nhập Ngay khi nộp Áp dụng mức thuế suất 5% – 35% Phạt vi phạm quy định (không lập bảng kê, không chứng minh khoản miễn thuế) 200% số thuế chưa nộp Đánh giá khi kiểm tra Áp dụng theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP
⚠️ Mức phạt: Không lập bảng kê thời gian làm thêm giờ → phạt 200% số thuế chưa nộp, theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Việc áp dụng Nghị định 253/2026/NĐ-CP – văn bản hướng dẫn chi tiết Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 – là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về thu nhập chịu thuế, các khoản miễn thuế và mức chi phí được miễn thuế. Nếu không nắm rõ nội dung, doanh nghiệp có thể phải chịu phạt thuế lên tới 200% số thuế chưa nộp theo quy định của Bộ Tài chính.
Do vậy, việc hiểu và thực hiện đúng Nghị định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tối ưu chi phí thuế, nâng sức cạnh tranh trên thị trường.
2. Các điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để tuân thủ Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Nghị định, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
- Báo cáo tài chính năm 2025 (đã được kiểm toán).
- Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc nội quy công ty quy định mức chi tiền ăn giữa ca.
- Biên bản họp hội đồng quản trị (nếu có) quyết định mức trợ cấp thôi việc vượt mức quy định của Bộ luật Lao động.
- Bảng kê thời gian làm thêm giờ, làm việc ban đêm (theo mẫu ĐK-01 do Tổng cục Thuế ban hành).
- Biên lai, chứng từ chi trả tiền ăn giữa ca, ăn trưa (nếu vượt 1,2 triệu đồng/người/tháng).
- Giấy tờ chứng minh thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản, vốn, hoặc bản quyền (nếu có).
Tất cả các tài liệu trên cần được lưu trữ tại công ty và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
3. Quy trình thực hiện các bước kê khai thuế TNCN theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP
- Kiểm tra phạm vi thu nhập chịu thuế: Xác định xem nhân viên là cư trú hay không cư trú. Đối với cá nhân cư trú, thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam đều tính thuế; đối với không cư trú, chỉ tính thu nhập phát sinh trong lãnh thổ.
- Thu thập và chuẩn bị chứng từ: Thu thập biên lai chi tiền ăn giữa ca, bảng kê làm thêm giờ, hợp đồng lao động, và các chứng từ liên quan đến trợ cấp thôi việc.
- Áp dụng mức giảm trừ gia cảnh: Áp dụng mức giảm trừ gia cảnh theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 (không nêu cụ thể số tiền trong nội dung này).
- Tính thu nhập chịu thuế: Sử dụng công thức:
Thu nhập chịu thuế = (Thu nhập chịu thuế tổng) – (Giảm trừ gia cảnh) – (Các khoản miễn thuế theo Nghị định) - Kiểm tra các khoản miễn thuế:
- Tiền ăn giữa ca ≤ 1,2 triệu đồng/người/tháng (không tính thuế).
- Trợ cấp thôi việc không vượt mức quy định của Bộ luật Lao động (không tính thuế).
- Tiền lương làm thêm giờ và làm việc ban đêm (đúng điều kiện) – miễn thuế.
- Điền vào mẫu khai thuế TNCN (Mẫu 02/KK-TNCN): Nhập các khoản thu nhập, giảm trừ, và các khoản miễn thuế đã xác định.
- Nộp khai thuế qua hệ thống e-Tax: Đăng nhập vào cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (), tải lên file khai thuế và xác nhận.
- Lưu trữ và báo cáo: Lưu bản sao kê, biên lai và bảng kê tại công ty ít nhất 10 năm, sẵn sàng kiểm tra.
Thời gian thực hiện dự kiến: 2–3 tuần để hoàn thiện hồ sơ, 1 ngày để nộp khai thuế trực tuyến.
4. Chi phí, thời gian xử lý và các mức phạt tiềm ẩn
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian dự kiến | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Chuẩn bị hồ sơ (kiểm toán, sao chép công chứng) | 5.000.000 – 15.000.000 | 5–7 ngày | Phụ thuộc quy mô doanh nghiệp |
| (kê khai TNCN) | 3.000.000 – 8.000.000 | 2–3 ngày | Giá tùy gói dịch vụ |
| Phí nộp thuế (theo mức thuế suất) | Biến động theo thu nhập | Ngay khi nộp | Áp dụng mức thuế suất 5% – 35% |
| Phạt vi phạm quy định (không lập bảng kê, không chứng minh khoản miễn thuế) | 200% số thuế chưa nộp | Đánh giá khi kiểm tra | Áp dụng theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP |
Ví dụ tính thuế thực tế:
Ví dụ: Công ty B có 10 nhân viên, mỗi người nhận tiền ăn giữa ca 1,5 triệu đồng/tháng. Tổng chi phí ăn giữa ca = 10 × 1,5 triệu = 15 triệu đồng. Vì mức miễn thuế chỉ áp dụng tới 1,2 triệu đồng/người/tháng, phần vượt (0,3 triệu × 10 = 3 triệu đồng) sẽ tính vào thu nhập chịu thuế.