Doanh thu <1 tỷ: Hóa đơn khi khách yêu cầu 2025

Doanh thu dưới 1 tỷ đồng nhưng khách hàng yêu cầu hóa đơn – doanh nghiệp phải làm gì?

Bạn là chủ hộ kinh doanh, doanh thu năm chưa tới 1 tỷ đồng và khách hàng đòi xuất hoá đơn? Theo quy định mới, dù không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, nhưng vẫn có cách hợp pháp để đáp ứng yêu cầu. Ngay sau đây, chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết: quy định pháp lý nào áp dụng, các bước thực hiện, những lỗi thường gặp và mức phạt nếu vi phạm.

Chi tiết quy định pháp lý và căn cứ pháp luật

Theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP), hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hằng năm:

• ≥ 1 tỷ đồng: bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• ≥ 500 triệu đồng và < 1 tỷ đồng: không bắt buộc, nhưng nếu có nhu cầu có thể đăng ký sử dụng.
• < 500 triệu đồng: không bắt buộc, vẫn có thể xin cấp hóa đơn điện tử từng lần giao dịch.

Điều này có nghĩa là hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng không bị ép buộc phải chuyển sang hệ thống hóa đơn điện tử, nhưng khi khách hàng yêu cầu, doanh nghiệp vẫn phải cung cấp hoá đơn hợp lệ.

Đối với việc cấp hoá đơn điện tử từng lần phát sinh, căn cứ:

• Điểm a khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi điểm a Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019.

Áp dụng theo mức doanh thu:

• Doanh thu dưới 500 triệu đồng: không bắt buộc, có thể xin cấp hoá đơn điện tử từng lần.
• Doanh thu từ 500 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng: không bắt buộc, nhưng có thể đăng ký sử dụng hoặc xin cấp từng lần.
• Doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên: bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử có mã cơ quan thuế.

Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để cung cấp hoá đơn khi khách hàng yêu cầu

Đối với hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng, quy trình thực hiện gồm 4 bước chính:

1. Kiểm tra điều kiện: Xác định doanh thu tính thuế GTGT năm hiện tại (sử dụng báo cáo tài chính hoặc sổ kế toán).
2. Quyết định đăng ký (nếu muốn): Nếu muốn tự phát hành hoá đơn điện tử, nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã cơ quan thuế tới cơ quan thuế địa phương.
3. Yêu cầu cấp hoá đơn từng lần: Khi khách hàng yêu cầu, nộp hồ sơ (đơn đề nghị, hợp đồng, chứng từ mua bán) tới cơ quan thuế để được cấp hoá đơn điện tử có mã.
4. Kê khai và nộp thuế: Hoá đơn được cấp phải được kê khai trong tờ khai GTGT của kỳ tính thuế tương ứng và nộp thuế GTGT đúng thời hạn.

Mức phạt và những điểm dễ sai khi không tuân thủ

Việc không cung cấp hoá đơn khi khách hàng yêu cầu hoặc không kê khai đúng thời hạn có thể dẫn đến các hình phạt sau:

• Phạt hành chính: 0,5% – 2% doanh thu tính thuế GTGT của kỳ tính thuế (tối đa 10 tỷ đồng) theo Điều 45 Luật Thuế GTGT 2024.
• Rủi ro kiểm tra: Khi không có hoá đơn hợp lệ, doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào, gây tăng chi phí thực tế.

Những lỗi thường gặp:

• Không ghi rõ địa chỉ cửa hàng trên hoá đơn khi có nhiều địa điểm kinh doanh.
• Quên kê khai hoá đơn điện tử đã cấp trong tờ khai GTGT.
• Sử dụng mẫu hoá đơn giấy cũ thay vì hoá đơn điện tử có mã.

Câu hỏi thường gặp

Doanh thu dưới 1 tỷ đồng có bắt buộc đăng ký hoá đơn điện tử không?

Không. Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, chỉ các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT ≥ 1 tỷ đồng mới bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử có mã cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu, doanh nghiệp có thể đăng ký hoặc xin cấp hoá đơn từng lần.

Làm sao để xin cấp hoá đơn điện tử từng lần khi chưa đăng ký?

Theo điểm a khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp chỉ cần nộp đơn đề nghị, hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan tới cơ quan thuế địa phương. Cơ quan thuế sẽ cấp hoá đơn điện tử có mã cho mỗi giao dịch.

Hoá đơn bán hàng có phải là điều kiện để khấu trừ thuế GTGT không?

Không. Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 quy định khấu trừ thuế GTGT đầu vào cần có hoá đơn GTGT mua hàng, chứng từ nộp thuế nhập khẩu hoặc chứng từ thay thế, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hoá đơn bán hàng chỉ là tài liệu chứng minh giao dịch bán, không phải điều kiện khấu trừ.

Hành động doanh nghiệp cần làm ngay

Để tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín với khách hàng, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra doanh thu tính thuế GTGT hiện tại và xác định mức áp dụng hoá đơn điện tử.
• Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử nếu dự kiến doanh thu sẽ vượt 1 tỷ đồng trong năm tới.
• Chuẩn bị sẵn mẫu đơn đề nghị xin cấp hoá đơn điện tử từng lần (đơn đề nghị, hợp đồng, chứng từ mua bán) để khi có yêu cầu khách hàng có thể nhanh chóng nộp hồ sơ tới cơ quan thuế.
• Kê khai đầy đủ các hoá đơn đã cấp trong tờ khai GTGT và nộp thuế đúng thời hạn.