Tóm tắt nhanh (TL;DR): Công văn 1523/AGI-QLDN1/2026 quy định mức trần chi phí phúc lợi cho người lao động không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hoá đơn, chứng từ, thanh toán không dùng tiền mặt và ghi rõ trong quy chế chi tiêu nội bộ. Vượt mức sẽ bị xử phạt theo Nghị định 320/2015/NĐ-CP.
1. Mức trần phúc lợi nhân viên 2026: 1 tháng lương bình quân – Điều gì thay đổi?
- Mức phạt và những điểm dễ sai
Việc không tuân thủ quy định sẽ dẫn đến các hình phạt theo Nghị định 320/2015/NĐ-CP:
Không có hoá đơn, chứng từ hợp lệ: phạt 0,5% – 2% giá trị giao dịch, tối thiểu 10 - ⚠️ Mức phạt: Nếu phát hiện vượt mức trần và không có chứng từ hợp lệ, cơ quan thuế địa phương có thể áp dụng phạt tiền lên tới 5% doanh thu chịu thuế của tháng vi phạm
Bạn có biết rằng từ ngày 19/6/2026, các doanh nghiệp tại Việt Nam phải giới hạn chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế? Quy định này được công bố trong Công văn 1523/AGI-QLDN1 năm 2026 của Thuế tỉnh An Giang, dựa trên Nghị định 320/2015/NĐ-CP và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Quy định mới áp dụng ngay từ ngày công bố và ảnh hưởng tới mọi doanh nghiệp có nhân viên nhận phúc lợi như chi đám hỏi, chi nghỉ mát, hỗ trợ khám bệnh, bảo hiểm sức khỏe, v.v.
- Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động;
- Chi nghỉ mát, chi hỗ trợ đi lại ngày lễ, tết;
- Chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh;
- Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, giáo dục nghề nghiệp;
- Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau;
- Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập;
- Chi bảo hiểm tai nạn (không bao gồm bảo hiểm tai nạn bắt buộc), bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động;
- Những khoản chi có tính chất phúc lợi khác được quy định trong công văn.
2. Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý
Theo khoản 1, điểm d, khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2015/NĐ-CP, phần chi vượt mức quy định đối với các khoản phúc lợi trực tiếp cho người lao động sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Cụ thể:
- Chi phúc lợi không được tính nếu vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế.
- Chi phí phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ và thanh toán không dùng tiền mặt (giá trị từ 5 triệu đồng trở lên).
- Nội dung chi phí phải được ghi rõ trong quy chế chi tiêu nội bộ của công ty.
Định nghĩa “lương bình quân thực tế”:
- Quỹ tiền lương thực tế trong năm chia cho 12 tháng (hoặc số tháng hoạt động thực tế nếu doanh nghiệp chưa hoạt động đủ 12 tháng).
- Quỹ tiền lương thực tế = tổng tiền lương đã chi trả trong năm quyết toán, không bao gồm quỹ dự phòng tiền lương của năm trước.
Ví dụ tính toán:
| Doanh nghiệp | Quỹ tiền lương năm 2025 (đồng) | Số tháng hoạt động | Lương bình quân (đồng) |
|---|---|---|---|
| Công ty A | 12.000.000.000 | 12 | 1.000.000.000 |
| Công ty B | 6.000.000.000 | 6 | 1.000.000.000 |
Trong cả hai trường hợp, mức trần chi phí phúc lợi cho mỗi nhân viên không được vượt quá 1.000.000.000 đồng trong năm tính thuế.
3. Các bước doanh nghiệp cần thực hiện ngay
Để tuân thủ quy định mới, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
- Kiểm kê quỹ tiền lương: Tổng hợp toàn bộ chi trả lương trong năm, loại trừ các khoản dự phòng.
- Tính lương bình quân: Chia quỹ tiền lương cho số tháng hoạt động thực tế.
- Rà soát các khoản phúc lợi hiện tại: Đối chiếu từng khoản với mức trần đã tính.
- Điều chỉnh quy chế chi tiêu nội bộ: Ghi rõ các loại chi phí được phép, mức trần và quy trình phê duyệt.
- Chuẩn bị chứng từ: Đảm bảo hoá đơn, chứng từ thanh toán (không dùng tiền mặt) đáp ứng quy định.
- Thông báo nội bộ: Đào tạo bộ phận kế toán, nhân sự về thay đổi và quy trình mới.
Deadline quan trọng:
- Hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ: 31/12/2026
- Hoàn thành kiểm kê và tính toán lương bình quân: 15/01/2027
Lưu ý: Các thời hạn trên không được quy định trong Công văn 1523/AGI-QLDN1; doanh nghiệp nên tham khảo hướng dẫn cụ thể của cơ quan thuế để xác định thời gian thực hiện.
4. Mức phạt và những điểm dễ sai
Việc không tuân thủ quy định sẽ dẫn đến các hình phạt theo Nghị định 320/2015/NĐ-CP:
- Không có hoá đơn, chứng từ hợp lệ: phạt 0,5% – 2% giá trị giao dịch, tối thiểu 10.000.000 đồng.
- Chi phí phúc lợi vượt mức trần: không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, dẫn đến tăng thuế TNDN phải nộp.
- Không ghi rõ nội dung chi phí trong quy chế chi tiêu: cảnh cáo và yêu cầu điều chỉnh trong 30 ngày.
Những lỗi thường gặp:
- Nhầm lẫn giữa “lương bình quân thực tế” và “lương trung bình ngành”.
- Không tách riêng chi phí phúc lợi và chi phí đào tạo, dẫn đến tính sai mức trần.
- Thanh toán bằng tiền mặt cho các khoản trên 5 triệu đồng, vi phạm quy định thanh toán không dùng tiền mặt.
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp có thể tính lương bình quân dựa trên mức lương tối thiểu quốc gia không?
Không. Theo quy định, lương bình quân phải dựa trên quỹ tiền lương thực tế đã chi trả trong năm, không liên quan tới mức lương tối thiểu do Bộ Lao động & Xã hội quy định.
Làm sao để chứng minh chi phí phúc lợi không vượt mức trần nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên?
Doanh nghiệp cần lập bảng tổng hợp chi phí phúc lợi theo từng nhân viên, so sánh với mức lương bình quân đã tính. Bảng này phải được kèm theo hoá đơn, chứng từ và được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định của Tổng cục Thuế.
Nếu doanh nghiệp đã trả chi phí phúc lợi vượt mức trước ngày 19/6/2026, có phải chịu phạt retroactive?
Theo công văn, các khoản đã phát sinh trước ngày 19/6/2026 không bị truy thu. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải điều chỉnh báo cáo thuế TNDN cho năm 2026 và ghi chú rõ ràng trong tờ khai để tránh tranh chấp trong các kỳ kiểm tra sau.