Trả lại hàng hóa: Ai lập hóa đơn điều chỉnh? Hướng dẫn chi tiết 2025

Trả lại hàng hóa: Ai phải lập hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định 123/2020?

Bạn có bao giờ tự hỏi: khi khách hàng trả lại hàng, ai phải phát hành hóa đơn điều chỉnh? Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nguyên tắc chung là người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thỏa thuận khác. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực và áp dụng cho mọi doanh nghiệp, cá nhân nộp thuế tại Việt Nam.

Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý về hóa đơn điều chỉnh khi trả hàng

Quy định chi tiết nằm trong Điểm c khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Các trường hợp cụ thể:

• Trường hợp 1: Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị). Người bán lập hóa đơn điều chỉnh.
• Trường hợp 2: Khi hàng hoá là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu (đất, nhà, xe) và đã được đăng ký sang tên người mua, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, người mua lập hóa đơn trả lại.
• Trường hợp 3: Hoàn phí, giảm phí bảo hiểm – người bán lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên biên bản hoặc thỏa thuận.
• Trường hợp 4: Hóa đơn đã lập trước khi thu tiền (dịch vụ bất động sản, xây dựng) và sau đó giao dịch bị hủy – người bán thực hiện điều chỉnh theo quy định tại điểm b.1 khoản 1.

Đối với mọi trường hợp trên, người bán và người mua phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ (biên bản trả hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho) để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Các bước thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh cho người bán và người mua

Dưới đây là quy trình chi tiết mà doanh nghiệp Việt Nam nên tuân thủ:

1. Xác định phạm vi trả lại: Kiểm kê số lượng, giá trị và nguyên nhân trả hàng (đổi, lỗi, quá hạn).
2. Chuẩn bị chứng từ: Lập biên bản trả hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán, và nếu có thỏa thuận người mua lập hóa đơn, ghi rõ trong biên bản.
3. Người bán lập hóa đơn điều chỉnh:
   • Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử (e‑Invoice).
   • Chọn “Lập hóa đơn điều chỉnh” và nhập số hóa đơn gốc, ngày phát hành, mã số thuế.
   • Điền thông tin hàng trả lại, tính lại giá trị thuế GTGT (VAT) và tổng tiền.
4. Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua: Gửi qua email hoặc hệ thống e‑Invoice, người mua xác nhận nhận.
5. Khai báo vào kỳ phát sinh: Người bán khai vào kỳ phát sinh mà giao dịch trả hàng xảy ra. Người mua khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
6. Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ điện tử và bản sao giấy trong thời gian tối thiểu 10 năm.

Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không tuân thủ quy định

Việc không lập hoặc khai không đúng thời hạn hóa đơn điều chỉnh có thể dẫn đến các hình phạt theo quy định tại Điều 45 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm phạt tiền và phạt hành chính.

• Những lỗi thường gặp:
  • Không lập hóa đơn điều chỉnh mà chỉ hủy hóa đơn gốc.
  • Nhập sai mã số thuế hoặc số tiền trên hóa đơn điều chỉnh.
  • Quên khai vào kỳ phát sinh, gây chênh lệch báo cáo thuế.
  • Thiếu biên bản trả hàng, khiến cơ quan thuế không chấp nhận điều chỉnh.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điều chỉnh khi trả hàng

Doanh nghiệp có thể để người mua tự lập hóa đơn trả lại nếu không có thỏa thuận trước?

Không. Theo Nghị định 123/2020, chỉ khi có thỏa thuận bằng văn bản (hợp đồng, biên bản) mới cho phép người mua lập hóa đơn trả lại. Nếu không có thỏa thuận, người bán phải chịu trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh.

Làm sao tính lại thuế GTGT khi trả lại 30% giá trị hàng hoá?

Giả sử hóa đơn gốc: Giá trị hàng hoá 1.000.000 VND, thuế GTGT 10% = 100.000 VND. Khi trả lại 30% (300.000 VND), thuế GTGT phải giảm tương ứng 30% = 30.000 VND. Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi giảm giá trị hàng hoá 300.000 VND và giảm thuế GTGT 30.000 VND.

Trong trường hợp hàng hoá là tài sản đăng ký quyền sở hữu, người mua phải lập hóa đơn trả lại như thế nào?

Theo điểm c.2, nếu hàng hoá đã được đăng ký sang tên người mua và người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, người mua phải lập “hóa đơn trả lại” và gửi cho người bán. Hóa đơn này phải ghi rõ số đăng ký tài sản, ngày trả và lý do trả.

Hành động ngay: Chuẩn bị hồ sơ và hệ thống để đáp ứng quy định

Để tránh rủi ro và phạt tiền, doanh nghiệp nên thực hiện ngay các bước sau:

• Rà soát hợp đồng mua bán, thêm điều khoản về việc lập hóa đơn điều chỉnh khi trả hàng.
• Đào tạo nhân viên kế toán về quy trình lập và khai báo hóa đơn điều chỉnh trong hệ thống e‑Invoice.
• Kiểm tra kết nối mạng với Tổng cục Thuế để đảm bảo truyền dữ liệu nhanh chóng.
• Lưu trữ điện tử các biên bản trả hàng, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan trong thời gian tối thiểu 10 năm.