{ “tldr”: “Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là một lỗi phổ biến nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Từ ngày 01/01/2026, các quy định về
Bài viết này sẽ phân tích chi tiết thời điểm lập hóa đơn chuẩn, hướng dẫn cách xử lý khi phát hiện sai sót, và cảnh báo về các mức phạt mới để doanh nghiệp chủ động tuân thủ.”, “seoTitle”: “Xuất hóa đơn sai thời điểm: 3 thay đổi lớn về phạt từ 2026”, “metaDescription”: “Tìm hiểu chi tiết về quy định xuất hóa đơn sai thời điểm tại Việt Nam, cách xử lý hóa đơn sai sót và cập nhật mức phạt mới nhất từ 01/01/2026 theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.”, “content”: “
Xuất hóa đơn sai thời điểm: Hàng triệu doanh nghiệp Việt Nam cần lưu ý thay đổi lớn về mức phạt từ 2026
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế, bên mua vẫn được đưa hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu các điều kiện trên được thỏa mãn
- \n Ngày 01/04/2025, Công ty C đã nhận tạm ứng 50% giá trị hợp đồng từ Công ty D
\n
Bạn có biết, việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm là một trong những lỗi kế toán phổ biến nhất, có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với hàng loạt rủi ro pháp lý và tài chính? Với sự thay đổi liên tục của các quy định pháp luật về thuế, đặc biệt là sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 310/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, việc nắm vững thời điểm lập hóa đơn chính xác trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Từ ngày 01/01/2026, các mức phạt cho hành vi này sẽ được điều chỉnh đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam.
\n
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích các quy định hiện hành và sắp tới về thời điểm lập hóa đơn, hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi phát hiện sai sót, và đặc biệt là cảnh báo về những thay đổi quan trọng trong mức phạt để doanh nghiệp có thể chủ động phòng tránh và tuân thủ đúng pháp luật.
\n\n
Thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới nhất: Chi tiết từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP
\n
Để hiểu rõ thế nào là xuất hóa đơn sai thời điểm, trước hết chúng ta cần nắm vững quy định về thời điểm lập hóa đơn chuẩn theo pháp luật Việt Nam. Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi và bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đã quy định rất cụ thể về vấn đề này cho từng loại hình hoạt động kinh doanh. Việc không tuân thủ các mốc thời gian này sẽ bị coi là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
\n\n
Quy định chung về thời điểm lập hóa đơn
\n
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm người bán hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết các trường hợp cụ thể:
\n\n
| Hoạt động kinh doanh | Thời điểm lập/xuất hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi NĐ 70/2025/NĐ-CP) |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. |
| Xuất khẩu hàng hóa | Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ đặc thù như: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: – Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) – Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
\n\n
Ví dụ minh họa về thời điểm lập hóa đơn đúng
\n
Ví dụ 1: Bán hàng hóa
\n
- \n
- Ngày 15/03/2025, Công ty A giao lô hàng máy tính cho Công ty B.
- Ngày 20/03/2025, Công ty A nhận được thanh toán từ Công ty B.
\n
\n
\n
Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, tức là ngày 15/03/2025, không phụ thuộc vào ngày nhận tiền. Nếu Công ty A lập hóa đơn vào ngày 20/03/2025, đây sẽ là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm.
\n\n
Ví dụ 2: Cung cấp dịch vụ
\n
- \n
- Ngày 05/04/2025, Công ty C hoàn thành dịch vụ tư vấn cho Công ty D.
- Ngày 01/04/2025, Công ty C đã nhận tạm ứng 50% giá trị hợp đồng từ Công ty D.
\n
\n
\n
Đối với dịch vụ tư vấn (trừ các dịch vụ đặc thù được miễn trừ), nếu có thu tiền trước, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Do đó, Công ty C phải lập hóa đơn cho phần tạm ứng vào ngày 01/04/2025. Đối với phần còn lại, hóa đơn sẽ được lập vào ngày 05/04/2025 khi dịch vụ hoàn thành. Nếu Công ty C chỉ lập một hóa đơn vào ngày 05/04/2025 cho toàn bộ giá trị hợp đồng, thì hóa đơn cho phần tạm ứng đã bị lập sai thời điểm.
\n\n
Quy trình 4 bước xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm theo quy định hiện hành
\n
Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý kịp thời và đúng quy định để giảm thiểu rủi ro pháp lý. Việc xử lý này được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.
\n\n
Các bước cụ thể cần thực hiện
\n
- \n
- \n
Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua
\n
Trước khi thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào, người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn đã lập bị sai thời điểm. Văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng để giải trình với cơ quan thuế sau này. Nội dung thỏa thuận cần nêu rõ thông tin hóa đơn bị sai (số, ký hiệu, ngày, tháng, năm), lý do sai sót và phương án xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế).
\n
- \n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế
\n
Tùy thuộc vào mức độ và tính chất của sai sót, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm. Việc lựa chọn giữa điều chỉnh và thay thế phụ thuộc vào việc sai sót có làm thay đổi các chỉ tiêu quan trọng trên hóa đơn gốc hay không.
\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng khi sai sót không làm thay đổi mã số thuế, tên người mua, địa chỉ, hoặc các thông tin cơ bản khác mà chỉ liên quan đến số tiền, thuế suất, số lượng, đơn giá. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn thay thế: Được sử dụng khi sai sót nghiêm trọng hơn, ví dụ như sai mã số thuế, sai tên người mua, sai địa chỉ, hoặc các sai sót khác mà không thể điều chỉnh. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
\n
\n
\n
- \n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
\n
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) và gửi cho người mua theo đúng quy định về hóa đơn điện tử. Đồng thời, người bán phải thông báo cho cơ quan thuế về việc điều chỉnh/thay thế hóa đơn theo quy định.
\n
- \n
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ
\n
Cả người bán và người mua đều phải lưu giữ biên bản thỏa thuận, hóa đơn gốc bị sai, và hóa đơn điều chỉnh/thay thế để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
\n\n
Ảnh hưởng đối với bên mua và bên bán
\n
- \n
- Đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm vẫn có thể được đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, với điều kiện là giao dịch mua bán là có thực, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp (đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên), và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ. Điều này được quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế.
- Đối với bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Mức phạt cụ thể sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm và thời điểm phát sinh hành vi, như sẽ được phân tích chi tiết ở phần sau.
\n
\n
\n\n
Mức phạt hành chính khi xuất hóa đơn sai thời điểm và những điểm dễ sai sót
\n
Việc xuất hóa đơn sai thời điểm không chỉ gây khó khăn trong công tác kế toán mà còn dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể. Các quy định về xử phạt đã và đang có những thay đổi quan trọng, đặc biệt là từ ngày 01/01/2026.
\n\n
Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và chi phí TNDN cho hóa đơn sai thời điểm
\n
Một trong những thắc mắc lớn nhất của doanh nghiệp là liệu hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN hay không. Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau, hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn được chấp nhận:
\n
- \n
- Khoản chi thực tế phát sinh: Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Bên bán đã kê khai, nộp thuế: Đây là điều kiện quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tránh gian lận thuế.
\n
\n
\n
\n
\n
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế, bên mua vẫn được đưa hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu các điều kiện trên được thỏa mãn. Tuy nhiên, bên bán vẫn sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
\n\n
Mức phạt hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm
\n
Mức phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có sự khác biệt rõ rệt giữa giai đoạn trước và sau ngày 01/01/2026.
\n\n
Giai đoạn trước ngày 01/01/2026 (theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
| STT | Hành vi vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
Giai đoạn từ ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Nghị định 310/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết hơn và tăng nặng mức phạt, đặc biệt là khi số lượng hóa đơn vi phạm lớn.
\n\n
| Hành vi vi phạm | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Ví dụ tính toán mức phạt
\n
Giả sử Công ty X, vào tháng 02/2026, đã lập sai thời điểm 15 hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các khách hàng khác nhau. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP:
\n
- \n
- Hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Số hóa đơn vi phạm: 15 số hóa đơn.
\n
\n
\n
Đối chiếu với bảng mức phạt từ 01/01/2026, 15 số hóa đơn nằm trong khoảng “10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn”. Do đó, Công ty X sẽ bị phạt tiền từ 05 triệu đồng đến 15 triệu đồng. Mức phạt cụ thể sẽ do cơ quan thuế quyết định dựa trên các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ (nếu có).
\n\n
Những điểm dễ sai sót khi xác định thời điểm lập hóa đơn
\n
Các doanh nghiệp tại Việt Nam thường mắc phải một số lỗi phổ biến khi xác định thời điểm lập hóa đơn:
\n
- \n
- Nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm hoàn thành dịch vụ/giao hàng: Nhiều kế toán viên vẫn có thói quen lập hóa đơn khi nhận được tiền, trong khi quy định yêu cầu lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa (trừ một số trường hợp đặc biệt).
- Bỏ sót quy định cho các ngành nghề đặc thù: Các ngành như xây dựng, bất động sản, dịch vụ viễn thông, điện, xăng dầu, bảo hiểm, casino… có những quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn rất chi tiết. Việc không nắm rõ các quy định này dễ dẫn đến sai sót.
- Không lập hóa đơn cho từng lần giao hàng/bàn giao dịch vụ: Đối với các hợp đồng giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục dịch vụ, doanh nghiệp thường chờ đến khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới lập hóa đơn, trong khi quy định yêu cầu lập hóa đơn cho từng phần được giao/bàn giao.
- Chưa kịp thời cập nhật các Nghị định, Thông tư mới: Pháp luật thuế thường xuyên có sự điều chỉnh, bổ sung. Việc không cập nhật kịp thời các văn bản mới như Nghị định 70/2025/NĐ-CP hay Nghị định 310/2025/NĐ-CP có thể khiến doanh nghiệp áp dụng sai quy định.
\n
\n
\n
\n
\n\n
Thời hiệu xử phạt và các câu hỏi thường gặp về hóa đơn sai thời điểm
\n
Ngoài việc nắm rõ các quy định và mức phạt, doanh nghiệp cũng cần hiểu về thời hiệu xử phạt và các tình huống thực tế thường gặp liên quan đến hóa đơn sai thời điểm.
\n\n
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
\n
Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm. Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, đây được coi là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn.
\n
Do đó, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập hóa đơn để tính thời hiệu xử phạt. Nếu doanh nghiệp thực hiện nhiều hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, mỗi hành vi sẽ được tính thời hiệu xử phạt riêng biệt dựa trên ngày lập hóa đơn tương ứng.
\n\n
\n\n
Câu hỏi thường gặp từ doanh nghiệp và kế toán viên
\n\n
1. Nếu doanh nghiệp tôi xuất hóa đơn sai thời điểm nhưng đã kê khai và nộp đủ thuế, liệu có được miễn phạt không?
\n
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (áp dụng trước 01/01/2026), nếu hành vi lập hóa đơn sai thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ, doanh nghiệp có thể được cảnh cáo. Tuy nhiên, nếu không có tình tiết giảm nhẹ, vẫn có thể bị phạt tiền từ 03 đến 05 triệu đồng. Từ 01/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP không còn quy định cụ thể về việc “không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế” như một yếu tố giảm nhẹ rõ ràng cho hành vi lập hóa đơn sai thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mà tập trung vào số lượng hóa đơn vi phạm để xác định mức phạt.
\n\n
2. Thời điểm nào được coi là ‘hoàn thành việc cung cấp dịch vụ’ đối với các dịch vụ tư vấn dài hạn hoặc dịch vụ có nhiều giai đoạn?
\n
Đối với các dịch vụ tư vấn dài hạn hoặc có nhiều giai đoạn, thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ thường được xác định theo các mốc nghiệm thu, bàn giao từng giai đoạn hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định rõ nếu dịch vụ được bàn giao từng hạng mục, công đoạn thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị dịch vụ được bàn giao tương ứng. Doanh nghiệp cần căn cứ vào hợp đồng và biên bản nghiệm thu để xác định chính xác thời điểm này.
\n\n
3. Hóa đơn điện tử xuất sai thời điểm có cần phải hủy bỏ và lập lại hay chỉ cần điều chỉnh?
\n
Việc xử lý hóa đơn điện tử xuất sai thời điểm phụ thuộc vào loại sai sót. Nếu sai sót chỉ liên quan đến số tiền, thuế suất, số lượng, đơn giá mà không ảnh hưởng đến các thông tin cơ bản của người mua (tên, mã số thuế, địa chỉ), doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh. Trong trường hợp sai sót nghiêm trọng hơn như sai mã số thuế, sai tên người mua, hoặc các thông tin không thể điều chỉnh, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế. Hóa đơn gốc bị sai sẽ không bị hủy bỏ mà vẫn được lưu trữ cùng với hóa đơn điều chỉnh/thay thế và biên bản thỏa thuận, theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
\n\n
Hành động cần làm ngay để doanh nghiệp tuân thủ quy định về hóa đơn
\n
Để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có từ việc xuất hóa đơn sai thời điểm, đặc biệt là trước những thay đổi về mức phạt từ năm 2026, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các hành động sau:
\n\n
1. Rà soát và cập nhật quy trình lập hóa đơn nội bộ
\n
- \n
- Kiểm tra lại quy trình: Đảm bảo quy trình lập hóa đơn của doanh nghiệp phù hợp với Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Phân loại giao dịch: Xác định rõ các loại hình giao dịch (bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, BĐS, dịch vụ đặc thù…) và thời điểm lập hóa đơn tương ứng cho từng loại.
- Tích hợp công nghệ: Sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử có tính năng tự động nhắc nhở hoặc kiểm tra thời điểm lập hóa đơn để giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.
\n
\n
\n
\n\n
2. Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán
\n
- \n
- Tổ chức tập huấn định kỳ: Cập nhật kiến thức về các quy định mới nhất của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế về hóa đơn, chứng từ, đặc biệt là Nghị định 310/2025/NĐ-CP về xử phạt.
- Nắm vững các trường hợp đặc thù: Đảm bảo kế toán viên hiểu rõ các trường hợp đặc biệt về thời điểm lập hóa đơn cho từng ngành nghề, loại hình dịch vụ.
- Xây dựng checklist: Tạo các checklist kiểm tra trước khi xuất hóa đơn để đảm bảo tuân thủ đúng thời điểm.
\n
\n
\n
\n\n
3. Chủ động rà soát và xử lý hóa đơn sai sót
\n
- \n
- Thực hiện rà soát định kỳ: Thường xuyên kiểm tra các hóa đơn đã xuất để phát hiện sớm các sai sót về thời điểm.
- Nắm vững quy trình điều chỉnh/thay thế: Khi phát hiện sai sót, cần thực hiện ngay các bước xử lý (lập biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế) theo đúng quy định.
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Đảm bảo lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn để phục vụ giải trình với cơ quan thuế địa phương.
\n
\n
\n
\n\n
4. Theo dõi sát sao các văn bản pháp luật mới
\n
Pháp luật về thuế và hóa đơn tại Việt Nam thường xuyên được sửa đổi, bổ sung để phù hợp với thực tiễn và xu hướng chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi các thông báo từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế để cập nhật kịp thời các thay đổi, đặc biệt là các Nghị định, Thông tư có hiệu lực trong năm 2025 và 2026.
\n\n
Việc tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính mà còn đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch, tạo sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh và xây dựng uy tín với đối tác, khách hàng. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về các quy định hóa đơn, chứng từ hoặc tư vấn về cách tối ưu hóa quy trình kế toán để tuân thủ pháp luật thuế tại Việt Nam, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.
“, “tags”: [ “thuế”, “kế toán”, “nghị định”, “doanh nghiệp”, “hóa đơn”, “Việt Nam”, “2025”, “2026”, “xử phạt hóa đơn”, “hóa đơn điện tử” ], “focusKeyword”: “xuất hóa đơn sai thời điểm”
}