Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025: 5 quy định và cách xử lý

Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025: Điều gì thay đổi và ai bị ảnh hưởng?

Bạn có biết hơn 30% doanh nghiệp tại Việt Nam đang gặp rủi ro khi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định mới? Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 70/2025/NĐ‑CP sửa đổi Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, đưa ra tiêu chuẩn chặt chẽ hơn về thời gian xuất hóa đơn cho mọi loại hình giao dịch. Quy định này áp dụng cho tất cả doanh nghiệp và cá nhân nộp thuế tại Việt Nam, bao gồm cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán hàng, cung cấp dịch vụ, xây dựng, bất động sản, vận tải, viễn thông và nhiều ngành khác. Đặc biệt, doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội cần lưu ý các hướng dẫn của Chi cục Thuế Long Biên để tránh vi phạm.

Việc không tuân thủ sẽ dẫn đến hình phạt hành chính và có thể ảnh hưởng đến khả năng khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Dưới đây là phân tích chi tiết các quy định mới, cách xử lý và các lưu ý quan trọng.

Chi tiết quy định thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP

Theo Nghị định mới, thời điểm lập hoặc xuất hóa đơn phụ thuộc vào loại giao dịch. Các trường hợp chính được tóm tắt như sau:

• Bán hàng hóa (bao gồm bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia): Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu, không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hoá thông quan.
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thời điểm thu tiền sẽ là thời điểm lập hóa đơn (trừ các dịch vụ có đặt cọc/tạm ứng).
• Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng/bàn giao phải lập hóa đơn riêng cho khối lượng, giá trị tương ứng.
• Dịch vụ vận tải, điện, truyền hình, quảng cáo, E‑commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán: Thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
• Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán): Thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu cước dịch vụ, không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước. Trường hợp bán thẻ trả trước, không yêu cầu xuất hóa đơn, lập chung một hóa đơn GTGT ghi tổng doanh thu vào cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng.
• Hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
• Kinh doanh bất động sản, xây dựng nhà để bán: Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu, ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu đã chuyển giao, áp dụng quy định bán hàng hóa.
• Dịch vụ vận tải hàng không qua website: Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ xuất trên hệ thống.
• Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống: Ngày xác định khối lượng giao trong tháng, không quá ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế.
• Bán điện (công ty phát điện): Theo thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, không quá ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế.
• Cung cấp dịch vụ vận tải hành khách bằng taxi (có phần mềm tính tiền): Ngay khi kết thúc chuyến đi, lập hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế.
• Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh: Nếu khách không lấy hóa đơn, dựa vào phiếu thu tiền, tổng hợp lập hóa đơn điện tử vào cuối ngày. Nếu khách yêu cầu, lập và giao ngay. Đối với bảo hiểm xã hội, thời điểm quyết toán chi phí khám chữa bệnh.
• Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ (ETC): Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Nếu sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, ngày lập hóa đơn điện tử không quá ngày cuối cùng của tháng phát sinh.
• Kinh doanh bảo hiểm: Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định pháp luật về bảo hiểm.
• Kinh doanh vé xổ số truyền thống: Sau khi thu hồi vé chưa tiêu thụ, chậm nhất trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo, lập hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý.
• Kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng: Chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (00:00‑23:59 cùng ngày).

Những quy định trên được quy định chi tiết trong Nghị định 70/2025/NĐ‑CP và các Thông tư hướng dẫn thi hành. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh vi phạm.

Các bước chuẩn bị và điều chỉnh hóa đơn sai thời điểm

Khi phát hiện hóa đơn đã được lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình điều chỉnh ngay để tránh các hậu quả pháp lý. Quy trình gồm 4 bước cơ bản:

1. Bước 1: Hai bên (người bán và người mua) ký thỏa thuận bằng văn bản về việc điều chỉnh hóa đơn. Văn bản này phải nêu rõ lý do, số hóa đơn, thời gian sai và thời gian đúng.
2. Bước 2: Người bán tạo hóa đơn điện tử điều chỉnh (có nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”).
3. Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua qua hệ thống hóa đơn điện tử quốc gia.
4. Bước 4: Hai bên lưu giữ biên bản điều chỉnh và hóa đơn điện tử đã điều chỉnh để phục vụ công tác giải trình khi cần.

Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, việc tạo hóa đơn điều chỉnh thường được thực hiện tự động, nhưng vẫn cần kiểm tra lại thông tin để đảm bảo không có sai sót.

⏰ Hạn nộp: Hóa đơn điều chỉnh phải được gửi cho cơ quan thuế và người mua trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hiện sai thời điểm.

Ví dụ thực tế: Một công ty xây dựng tại Long Biên đã lập hóa đơn bán vật liệu vào ngày 10/08/2025, trong khi vật liệu thực tế được bàn giao vào ngày 15/08/2025. Sau khi phát hiện, công ty đã thực hiện quy trình điều chỉnh trên, gửi hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng và báo cáo với Chi cục Thuế Long Biên trong thời hạn quy định, tránh được phạt hành chính và bảo toàn quyền khấu trừ thuế GTGT.