{ “tldr”: “Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là một lỗi phổ biến nhưng có thể gây ra những hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Từ ngày 01/01/2026, các mức phạt hành chính cho hành vi này sẽ tăng đáng kể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quy định thời điểm lập hóa đơn, hướng dẫn chi tiết 4 bước xử lý khi phát hiện sai sót, phân tích khả năng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN, cùng với các mức phạt mới và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế.”, “seoTitle”: “Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025-2026: Mức phạt mới và 4 bước xử lý doanh nghiệp cần biết”, “metaDescription”: “Tìm hiểu quy định mới nhất về thời điểm xuất hóa đơn tại Việt Nam, các mức phạt tăng từ 2026 và hướng dẫn chi tiết 4 bước xử lý hóa đơn sai thời điểm để tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.”, “content”: “
Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025-2026: Mức phạt mới và 4 bước xử lý doanh nghiệp cần biết
\n
Bạn có biết rằng, một lỗi nhỏ trong việc xác định thời điểm xuất hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp của bạn đối mặt với mức phạt lên đến 70 triệu đồng từ ngày 01/01/2026? Đây không chỉ là một sai sót kế toán thông thường mà còn là hành vi vi phạm hành chính về thuế, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp tại Việt Nam. Với những thay đổi quan trọng trong quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP, việc nắm vững các quy định về thời điểm lập hóa đơn trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu vào các quy định mới, hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi phát hiện sai sót, và cảnh báo về những mức phạt đáng kể mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt.
\n\n
Xuất hóa đơn sai thời điểm là gì? Quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:\n\n Khoản chi thực tế phát sinh: Khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- \n\nCông ty tôi cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính, đã thu tiền tạm ứng 50% giá trị hợp đồng nhưng chưa hoàn thành dịch vụ
- Do dịch vụ tư vấn tài chính thuộc nhóm dịch vụ đặc thù này, nếu khoản thu 50% là tiền tạm ứng/đặt cọc, công ty bạn chưa phải xuất hóa đơn ngay mà sẽ xuất khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu các khoản tiền tiếp theo không phải là tạm ứng/đặt cọc
\n
Xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là hành vi lập hóa đơn không đúng với thời điểm được quy định cụ thể trong pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Căn cứ pháp lý chính cho việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử hiện nay là Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và tài chính đáng kể cho người nộp thuế tại Việt Nam.
\n\n
Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn, dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hoạt động kinh doanh cụ thể:
\n\n
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (ví dụ: dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: – Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) – Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
\n\n
Việc nắm rõ từng trường hợp cụ thể này là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực hoặc có các giao dịch phức tạp. Sai sót trong việc xác định thời điểm có thể dẫn đến việc kê khai thuế không chính xác, gây ra các rủi ro về phạt hành chính và ảnh hưởng đến quyền lợi khấu trừ thuế của bên mua.
\n\n
Hướng dẫn 4 bước xử lý hóa đơn điện tử xuất sai thời điểm và các lưu ý quan trọng
\n
Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý kịp thời và đúng quy định để giảm thiểu rủi ro pháp lý. Quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm được thực hiện theo 04 bước cơ bản như sau:
\n\n
- \n
- \n
Bước 1: Thỏa thuận giữa người bán và người mua
\n
Người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn đã lập bị sai thời điểm. Văn bản này có thể là biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc một phụ lục hợp đồng, trong đó ghi rõ thông tin hóa đơn bị sai (số, ký hiệu, ngày, tháng, năm) và lý do điều chỉnh. Việc này là cơ sở pháp lý quan trọng để thực hiện các bước tiếp theo và để giải trình với cơ quan thuế sau này.
\n
- \n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế
\n
Sau khi có thỏa thuận, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử mới. Tùy thuộc vào mức độ sai sót và quy định cụ thể, hóa đơn mới này có thể là hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm. Đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, thông thường sẽ lập hóa đơn điều chỉnh.
\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng khi cần điều chỉnh các thông tin trên hóa đơn gốc mà không làm thay đổi toàn bộ nội dung. Trong trường hợp sai thời điểm, hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi nhận việc điều chỉnh thời điểm lập hóa đơn.
- Hóa đơn thay thế: Được sử dụng khi hóa đơn gốc có sai sót nghiêm trọng, cần hủy bỏ hóa đơn cũ và lập một hóa đơn mới hoàn toàn.
\n
\n
\n
- \n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
\n
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) và gửi cho người mua. Đảm bảo rằng hóa đơn mới này tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.
\n
- \n
Bước 4: Lưu giữ biên bản và hóa đơn
\n
Cả người bán và người mua đều phải lưu giữ biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn và các hóa đơn liên quan (hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế) để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai thời điểm cần có nội dung rõ ràng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập xuất sai thời điểm phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Việc ghi rõ thông tin tham chiếu đến hóa đơn gốc là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của việc điều chỉnh.
\n
\n
\n
\n
\n\n
Ảnh hưởng đối với các bên liên quan:
\n
- \n
- Đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm vẫn có thể được đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, với điều kiện là giao dịch mua bán là có thực, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp, và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
- Đối với bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Mức phạt sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ vi phạm và thời điểm phát sinh hành vi, như sẽ được phân tích chi tiết ở phần sau.
\n
\n
\n\n
Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN không? Phân tích từ góc độ người mua
\n
Đây là một trong những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm nhất khi đối mặt với tình huống hóa đơn đầu vào bị xuất sai thời điểm. Tin tốt là, nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật, hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
\n\n
Cụ thể, theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:
\n
- \n
- Khoản chi thực tế phát sinh: Khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phải là có thật, không phải là giao dịch khống hoặc giả mạo.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Mặc dù hóa đơn có thể bị sai thời điểm, nhưng nếu đã được điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy trình và các thông tin khác trên hóa đơn là hợp lệ, thì điều kiện này vẫn được xem xét.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
\n
\n
\n
\n\n
Bên cạnh đó, Tổng cục Thuế cũng đã có hướng dẫn cụ thể về vấn đề này. Theo Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế gửi Cục thuế Tỉnh Hà Nam, đối với các hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm, bên mua vẫn sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
\n\n
Tóm lại, từ góc độ của người mua, hóa đơn lập sai thời điểm vẫn được chấp nhận nếu:
\n
- \n
- Giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ là đúng thực tế.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp theo quy định.
- Bên bán đã thực hiện kê khai và nộp thuế đầy đủ đối với hóa đơn đó.
\n
\n
\n
\n
Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn đầu vào và yêu cầu bên bán thực hiện điều chỉnh kịp thời khi phát hiện sai sót. Mặc dù bên mua có thể không bị ảnh hưởng trực tiếp về quyền lợi thuế, nhưng việc bên bán bị xử phạt hành chính là điều không thể tránh khỏi nếu không tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn.
\n\n
Mức phạt hành chính khi lập hóa đơn sai thời điểm: Thay đổi đáng kể từ 01/01/2026 theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP
\n
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là một hành vi vi phạm hành chính về thuế và sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Điều đáng chú ý là các mức phạt này sẽ có sự thay đổi lớn từ ngày 01/01/2026, với việc áp dụng Nghị định 310/2025/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
\n\n
Mức phạt trước ngày 01/01/2026 (theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước thời điểm Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:
\n
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
Mức phạt từ ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ ngày 01/01/2026, các mức phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ được quy định chi tiết hơn và có xu hướng tăng lên, đặc biệt đối với các trường hợp vi phạm số lượng lớn. Nghị định 310/2025/NĐ-CP phân loại mức phạt dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm và loại hình giao dịch:
\n\n
| Hành vi | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Ví dụ minh họa về mức phạt
\n
Giả sử Công ty B, một doanh nghiệp tại Việt Nam, trong tháng 03/2026 đã lập sai thời điểm 15 hóa đơn khi bán hàng hóa cho khách hàng. Theo quy định của Nghị định 310/2025/NĐ-CP:
\n
- \n
- Hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Số hóa đơn vi phạm: 15 số hóa đơn (thuộc khoảng từ 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn).
- Mức phạt áp dụng: Từ 05 triệu đồng đến 15 triệu đồng.
\n
\n
\n
\n
Nếu hành vi này xảy ra vào tháng 03/2025 (trước khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực), Công ty B sẽ bị phạt từ 04 triệu đồng đến 08 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm không thuộc 2 trường hợp trên). Rõ ràng, mức phạt theo quy định mới đã tăng lên đáng kể, cho thấy sự siết chặt của cơ quan thuế đối với các vi phạm về hóa đơn điện tử.
\n\n
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và những sai lầm phổ biến doanh nghiệp cần tránh
\n
Ngoài việc nắm rõ các mức phạt, doanh nghiệp cũng cần hiểu về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính để có thể chủ động trong việc rà soát và khắc phục các sai sót. Thời hiệu xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm.
\n\n
Thời hiệu xử phạt
\n
Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm. Thời điểm tính thời hiệu xử phạt được quy định như sau:
\n
- \n
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện: Thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc: Thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
\n
\n
\n
Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm được xác định là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn. Do đó, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập hóa đơn để xử phạt đối với từng hành vi vi phạm nếu doanh nghiệp thực hiện nhiều hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
\n
\n\n
Những sai lầm phổ biến doanh nghiệp Việt Nam dễ mắc phải
\n
Mặc dù quy định đã rõ ràng, nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn thường xuyên mắc phải các lỗi liên quan đến thời điểm lập hóa đơn. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến:
\n
- \n
- Nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm hoàn thành dịch vụ/chuyển giao hàng hóa: Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều kế toán viên hoặc chủ doanh nghiệp cho rằng chỉ cần thu được tiền mới phải xuất hóa đơn, trong khi pháp luật quy định thời điểm xuất hóa đơn thường gắn liền với việc hoàn thành nghĩa vụ cung cấp hàng hóa/dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa (trừ một số trường hợp đặc biệt như thu tiền trước cho dịch vụ).
- Không nắm rõ quy định đặc thù ngành: Mỗi ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh có thể có những quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn (ví dụ: xây dựng, bất động sản, điện, xăng dầu, viễn thông, y tế). Việc áp dụng chung một quy tắc cho tất cả các hoạt động sẽ dẫn đến sai sót.
- Chậm trễ trong việc đối soát dữ liệu: Đối với các dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn và cần đối soát dữ liệu (như logistics, E-commerce, viễn thông), việc chậm trễ trong quá trình đối soát có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ thời hạn 7 ngày hoặc 10 ngày sau tháng phát sinh dịch vụ.
- Bỏ qua các giao dịch nội bộ hoặc khuyến mại: Nhiều doanh nghiệp không lập hóa đơn hoặc lập sai thời điểm cho các giao dịch như hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho biếu tặng, hoặc hàng hóa luân chuyển nội bộ, dẫn đến vi phạm.
- Không cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật mới: Các quy định về hóa đơn, chứng từ thường xuyên được sửa đổi, bổ sung. Việc không cập nhật kịp thời các Nghị định, Thông tư mới nhất (như Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 310/2025/NĐ-CP) sẽ khiến doanh nghiệp áp dụng sai quy định.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử lập sai thời điểm tại Việt Nam
\n
Để giúp doanh nghiệp và người nộp thuế tại Việt Nam có cái nhìn rõ ràng hơn về các tình huống thực tế, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm và cách xử lý theo quy định pháp luật.
\n\n
Công ty tôi cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính, đã thu tiền tạm ứng 50% giá trị hợp đồng nhưng chưa hoàn thành dịch vụ. Tôi có phải xuất hóa đơn ngay không?
\n
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đối với dịch vụ cung cấp, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng: trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Nhưng đối với một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng, nếu là thu tiền đặt cọc/tạm ứng thì không phải lập hóa đơn ngay. Do dịch vụ tư vấn tài chính thuộc nhóm dịch vụ đặc thù này, nếu khoản thu 50% là tiền tạm ứng/đặt cọc, công ty bạn chưa phải xuất hóa đơn ngay mà sẽ xuất khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu các khoản tiền tiếp theo không phải là tạm ứng/đặt cọc.
\n\n
Chúng tôi phát hiện một hóa đơn đầu vào bị xuất sai thời điểm từ 18 tháng trước. Liệu chúng tôi có còn được khấu trừ thuế GTGT không và bên bán có bị phạt không?
\n
Về phía công ty bạn (bên mua), nếu giao dịch mua bán là có thực, có đầy đủ chứng từ thanh toán hợp pháp và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ, thì hóa đơn đó vẫn được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Công văn 2731/TCT-CS và Thông tư 96/2015/TT-BTC. Về phía bên bán, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt hành chính. Thời hiệu xử phạt là 02 năm tính từ ngày lập hóa đơn (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP). Vì hóa đơn được lập cách đây 18 tháng (chưa quá 2 năm), bên bán vẫn có thể bị cơ quan thuế xử phạt theo quy định hiện hành.
\n\n
Trong trường hợp công ty kinh doanh bất động sản thu tiền theo tiến độ nhưng chưa chuyển giao quyền sở hữu, thời điểm nào được coi là đúng để xuất hóa đơn?
\n
Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng, trong trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng mà thu tiền theo tiến độ, thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. Điều này có nghĩa là mỗi lần công ty bạn thu tiền theo tiến độ từ khách hàng, bạn phải lập hóa đơn tương ứng với số tiền đã thu tại thời điểm đó, ngay cả khi công trình chưa hoàn thành hoặc chưa bàn giao quyền sở hữu.
\n\n
Doanh nghiệp cần làm gì ngay để đảm bảo tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử?
\n
Để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính đáng kể từ việc xuất hóa đơn sai thời điểm, đặc biệt là với các mức phạt tăng cao từ năm 2026, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:
\n\n
- \n
- Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ: Doanh nghiệp cần xem xét lại toàn bộ quy trình lập và xuất hóa đơn hiện tại, đảm bảo rằng nó phù hợp với các quy định mới nhất của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn khác của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế. Đặc biệt chú ý đến các hoạt động kinh doanh đặc thù của mình.
- Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán: Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan về các quy định mới về hóa đơn điện tử, đặc biệt là về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng là chìa khóa để tránh sai sót.
- Sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử hiện đại: Đầu tư vào các giải pháp phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử có khả năng tự động hóa và kiểm soát quy trình lập hóa đơn theo đúng thời điểm quy định. Các phần mềm này có thể giúp cảnh báo hoặc ngăn chặn việc lập hóa đơn sai thời điểm.
- Thường xuyên kiểm tra và đối chiếu hóa đơn: Thực hiện kiểm tra định kỳ các hóa đơn đã xuất và hóa đơn đầu vào để phát hiện sớm các sai sót về thời điểm. Khi phát hiện, cần chủ động liên hệ với đối tác để thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy trình.
- Tham vấn chuyên gia: Đối với các trường hợp phức tạp hoặc khi có sự thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế và kế toán để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quy định pháp luật.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ của các giao dịch, từ đó củng cố niềm tin với đối tác và cơ quan quản lý. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về rà soát quy trình hóa đơn, tư vấn về các quy định thuế mới nhất hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử, ANC Việt Nam có thể cung cấp các giải pháp tư vấn chi tiết và hiệu quả. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0942597477 để được hỗ trợ kịp thời.
“, “tags”: [“thuế”, “kế toán”, “nghị định”, “doanh nghiệp”, “hóa đơn”, “Việt Nam”, “2025”, “2026”, “hóa đơn điện tử”, “xử phạt hành chính”], “focusKeyword”: “xuất hóa đơn sai thời điểm”
}