{ “tldr”: “Từ 01/01/2026, các quy định về
Doanh nghiệp cần nắm vững thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và quy trình điều chỉnh hóa đơn để tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế GTGT và chi phí tính thuế TNDN.”, “seoTitle”: “Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm 2025: Mức Phạt Mới & 4 Bước Khắc Phục Doanh Nghiệp Cần Biết”, “metaDescription”: “Nắm vững quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử tại Việt Nam theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tìm hiểu chi tiết các mức phạt mới từ 01/01/2026 theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP và 4 bước xử lý hóa đơn sai thời điểm để tránh rủi ro thuế và đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp.”, “content”: “
Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm: Mức Phạt Tăng Gấp Nhiều Lần Từ 2026 – Doanh Nghiệp Việt Nam Cần Khẩn Trương Rà Soát Quy Trình
\n
Bạn có biết rằng một lỗi nhỏ trong việc xác định thời điểm xuất hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp của bạn đối mặt với mức phạt lên đến 70 triệu đồng từ ngày 01/01/2026? Đây không chỉ là một con số đáng báo động mà còn là lời cảnh tỉnh cho hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam về tầm quan trọng của việc tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, dù vô tình hay cố ý, đều tiềm ẩn rủi ro lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, khả năng khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính hợp lệ của chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
\n
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích các quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn, đặc biệt là những thay đổi quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các mức xử phạt nghiêm khắc theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ năm 2026. Chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xử lý khi phát hiện hóa đơn sai thời điểm, những điểm dễ sai sót và các câu hỏi thường gặp để giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro, đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế tại Việt Nam.
\n\n
Thời Điểm Lập Hóa Đơn Theo Quy Định Mới Nhất: Chi Tiết Từ Nghị Định 123/2020/NĐ-CP và Nghị Định 70/2025/NĐ-CP
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế
\n
Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là nền tảng quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, đồng thời là căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là việc lập hóa đơn không đúng với các quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, đã được sửa đổi và bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Các quy định này áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam.
\n\n
Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn
\n
Về cơ bản, thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên bản chất của giao dịch: chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng đối với hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ. Tuy nhiên, pháp luật cũng có những quy định cụ thể cho từng trường hợp đặc thù để phù hợp với thực tiễn kinh doanh đa dạng.
\n
- \n
- Đối với bán hàng hóa: Thời điểm quan trọng nhất là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, không phụ thuộc vào việc tiền đã được thanh toán hay chưa. Điều này nhấn mạnh bản chất của giao dịch mua bán, không phải dòng tiền.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi dịch vụ được hoàn thành. Nếu có việc thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm thu tiền sẽ là thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ như thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho các dịch vụ đặc thù (kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, v.v.) thì không phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền đặt cọc/tạm ứng.
- Giao hàng/bàn giao dịch vụ nhiều lần: Nếu giao dịch diễn ra theo từng phần, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao hạng mục/công đoạn dịch vụ đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị đã được giao.
\n
\n
\n
\n\n
Các trường hợp đặc thù và thời điểm lập hóa đơn chi tiết
\n
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã quy định rất chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình hoạt động kinh doanh cụ thể. Việc nắm rõ các quy định này là cực kỳ quan trọng để tránh sai sót.
\n\n
\n\n
Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho các hoạt động phổ biến và đặc thù theo quy định hiện hành tại Việt Nam:
\n\n
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
\n\n
Ví dụ minh họa về thời điểm lập hóa đơn
\n
Để hiểu rõ hơn, hãy xem xét một ví dụ thực tế:
\n
Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng bán 1000 sản phẩm cho Công ty B vào ngày 15/03/2025. Theo hợp đồng, Công ty A giao hàng cho Công ty B vào ngày 20/03/2025 và nhận thanh toán vào ngày 05/04/2025.
\n
- \n
- Thời điểm lập hóa đơn đúng: Theo quy định về bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Trong trường hợp này, đó là ngày 20/03/2025 (ngày giao hàng).
- Trường hợp xuất hóa đơn sai thời điểm: Nếu Công ty A lập hóa đơn vào ngày 05/04/2025 (ngày nhận tiền) hoặc bất kỳ ngày nào khác ngoài ngày 20/03/2025, thì đây được coi là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm và có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật thuế tại Việt Nam.
\n
\n
\n\n
4 Bước Xử Lý Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm và Quyền Lợi Thuế Của Doanh Nghiệp
\n
Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước điều chỉnh kịp thời để giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi về thuế. Quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm được thực hiện theo 04 bước cơ bản như sau:
\n\n
Bước 1: Thỏa thuận giữa người bán và người mua
\n
Trước khi tiến hành điều chỉnh hóa đơn, người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn đã lập bị sai thời điểm. Văn bản này có thể là biên bản ghi nhận sai sót, phụ lục hợp đồng hoặc bất kỳ hình thức văn bản nào thể hiện sự đồng thuận của cả hai bên về việc điều chỉnh hóa đơn. Mục đích của bước này là tạo cơ sở pháp lý cho việc điều chỉnh và tránh tranh chấp sau này.
\n\n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
\n
Sau khi có thỏa thuận, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai thời điểm. Hóa đơn điều chỉnh này phải ghi rõ nội dung điều chỉnh và thông tin của hóa đơn gốc bị sai sót.
\n\n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế
\n
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) và gửi cho người mua. Việc ký số đảm bảo tính toàn vẹn và hợp lệ của hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam.
\n
- \n
- Đối với hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh cần có nội dung rõ ràng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn điều chỉnh chỉ điều chỉnh các thông tin sai sót mà không làm thay đổi toàn bộ nội dung của hóa đơn gốc.
- Đối với hóa đơn thay thế: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai thời điểm phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn thay thế sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc đã bị sai sót.
\n
\n
\n\n
Bước 4: Lưu trữ biên bản và hóa đơn điều chỉnh
\n
Cả người bán và người mua đều phải lưu giữ biên bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế địa phương khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra về sau. Việc lưu trữ đầy đủ chứng từ là bằng chứng quan trọng chứng minh sự tuân thủ và thiện chí của doanh nghiệp.
\n\n
\n\n
Ảnh hưởng đến quyền lợi thuế của người mua và người bán
\n
Việc xử lý hóa đơn sai thời điểm có những tác động khác nhau đối với người mua và người bán:
\n
- \n
- Đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm vẫn có thể được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện là giao dịch mua bán là có thật, đúng thực tế; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp; và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ. Điều này được quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế.
- Đối với bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Mức phạt sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm và các tình tiết cụ thể, như sẽ được phân tích chi tiết ở phần sau.
\n
\n
\n\n
Mức Phạt Nghiêm Khắc Cho Hành Vi Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm và Những Điểm Dễ Sai Sót
\n
Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm không chỉ gây khó khăn trong việc quản lý sổ sách mà còn dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể. Đặc biệt, từ ngày 01/01/2026, các mức phạt này sẽ được điều chỉnh tăng lên đáng kể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, thay thế Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh những tổn thất không đáng có.
\n\n
Mức phạt trước ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
\n
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Mức phạt từ ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ ngày 01/01/2026, mức phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ tăng lên đáng kể và được phân loại chi tiết hơn theo số lượng hóa đơn vi phạm. Điều này cho thấy sự nghiêm khắc hơn của cơ quan thuế đối với việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.
\n\n
1. Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
\n
| Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng |
\n\n
2. Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (các trường hợp thông thường).
\n
| Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Ví dụ tính toán mức phạt
\n
Ví dụ: Công ty C phát hiện trong tháng 02/2026 đã xuất sai thời điểm 15 hóa đơn bán hàng hóa thông thường. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi này thuộc trường hợp “Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ” với số lượng từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn.
\n
Mức phạt áp dụng cho Công ty C sẽ là từ 05 triệu đồng đến 15 triệu đồng.
\n\n
Thời hiệu xử phạt và những điểm dễ sai sót
\n
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm, tính từ ngày lập hóa đơn. Điều này được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP. Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm được coi là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc, và thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn.
\n
Các doanh nghiệp Việt Nam thường mắc phải những sai sót sau đây khi xác định thời điểm lập hóa đơn:
\n
- \n
- Nhầm lẫn giữa ngày thanh toán và ngày lập hóa đơn: Nhiều kế toán viên vẫn có thói quen lập hóa đơn vào ngày nhận được thanh toán thay vì ngày chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Không lập hóa đơn cho từng lần giao hàng/bàn giao dịch vụ: Đối với các hợp đồng giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục dịch vụ, việc không lập hóa đơn tương ứng cho mỗi lần giao/bàn giao là một lỗi phổ biến.
- Bỏ sót hóa đơn cho hàng khuyến mại, biếu tặng: Hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng cũng phải lập hóa đơn theo đúng thời điểm chuyển giao.
- Chậm trễ trong việc đối soát dữ liệu: Đối với các ngành đặc thù cần đối soát dữ liệu (điện, viễn thông, logistics…), việc chậm trễ trong quá trình đối soát dẫn đến lập hóa đơn quá thời hạn quy định.
- Không cập nhật quy định mới: Pháp luật thuế thường xuyên thay đổi, việc không cập nhật kịp thời các Nghị định, Thông tư mới (như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP) là nguyên nhân chính dẫn đến sai sót.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Câu Hỏi Thường Gặp Về Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm
\n
Dưới đây là một số câu hỏi thực tế mà các doanh nghiệp và kế toán viên tại Việt Nam thường gặp phải liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm:
\n\n
1. Nếu bên mua nhận được hóa đơn sai thời điểm nhưng bên bán từ chối điều chỉnh, bên mua có được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN không?
\n
Nếu bên mua nhận được hóa đơn sai thời điểm nhưng bên bán từ chối điều chỉnh, bên mua vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là giao dịch mua bán phải là có thật, có đầy đủ chứng từ thanh toán hợp pháp (đặc biệt là đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), và quan trọng nhất là bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ cho hóa đơn đó. Cơ quan thuế sẽ xem xét bản chất giao dịch và việc thực hiện nghĩa vụ thuế của bên bán để quyết định.
\n\n
2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn có áp dụng cho tất cả các loại hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn nội bộ hay không?
\n
Quy định về thời điểm lập hóa đơn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) chủ yếu áp dụng cho hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra bên ngoài. Đối với các chứng từ nội bộ như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, các chứng từ này có quy định riêng về thời điểm lập và không phải là hóa đơn theo nghĩa thông thường. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cho các hoạt động nội bộ có tính chất bán hàng, cung cấp dịch vụ (ví dụ: xuất hàng hóa để tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh), thì vẫn phải tuân thủ thời điểm lập hóa đơn như đối với giao dịch bên ngoài.
\n\n
3. Đối với dịch vụ cung cấp liên tục trong nhiều tháng và có thỏa thuận thanh toán định kỳ, thời điểm lập hóa đơn được xác định như thế nào?
\n
Đối với dịch vụ cung cấp liên tục trong nhiều tháng và có thỏa thuận thanh toán định kỳ (ví dụ: dịch vụ cho thuê văn phòng, dịch vụ bảo trì, dịch vụ phần mềm), thời điểm lập hóa đơn thường là ngày hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên theo hợp đồng, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (nếu có). Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm thu tiền sẽ là thời điểm lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần căn cứ vào hợp đồng và bản chất dịch vụ để xác định chính xác thời điểm, tránh sai sót.
\n\n
Hành Động Doanh Nghiệp Cần Thực Hiện Ngay Để Tránh Rủi Ro Về Hóa Đơn Sai Thời Điểm
\n
Với những thay đổi đáng kể về mức phạt từ năm 2026, việc chủ động rà soát và điều chỉnh quy trình lập hóa đơn là vô cùng cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Dưới đây là những hành động cụ thể mà doanh nghiệp cần thực hiện ngay:
\n
- \n
- Rà soát và cập nhật quy trình lập hóa đơn: Toàn bộ quy trình từ khâu phát sinh giao dịch đến khi xuất hóa đơn cần được xem xét lại để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đặc biệt chú ý đến các trường hợp đặc thù của ngành nghề kinh doanh.
- Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán: Tổ chức các buổi tập huấn chuyên sâu về thời điểm lập hóa đơn, các quy định mới về hóa đơn điện tử và mức phạt liên quan cho toàn bộ nhân sự phụ trách kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan.
- Kiểm tra định kỳ các hóa đơn đã xuất: Thực hiện kiểm tra, đối chiếu định kỳ các hóa đơn đã xuất với các chứng từ gốc (hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán) để phát hiện sớm các sai sót về thời điểm và kịp thời điều chỉnh.
- Thiết lập hệ thống cảnh báo tự động: Nếu có thể, tích hợp các tính năng cảnh báo tự động vào phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP để nhắc nhở về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch.
- Tham vấn chuyên gia: Đối với các trường hợp phức tạp hoặc khi có sự thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế, kế toán để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Việc tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt nặng nề mà còn góp phần xây dựng một hệ thống kế toán minh bạch, chuyên nghiệp, tạo niềm tin với đối tác và cơ quan quản lý. Đừng để một sai sót nhỏ về thời điểm làm ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn.
\n
Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ rà soát quy trình lập hóa đơn, tư vấn về các quy định thuế mới nhất hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn sai thời điểm, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477. Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp an tâm hoạt động và phát triển.
”
}