Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025: Các quy định cần biết
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Từ ngày 01/01/2025, Nghị định 70/2025/NĐ‑CP sửa đổi Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, quy định mới về thời điểm lập hóa đơn đã được áp dụng trên toàn quốc, bao gồm cả các doanh nghiệp tại Chi cục Thuế Long Biên, Hà Nội.
Quy định mới yêu cầu doanh nghiệp phải lập hóa đơn đúng thời điểm theo từng loại giao dịch, đồng thời quy định mức phạt cụ thể nếu vi phạm. Các doanh nghiệp, cơ quan thuế địa phương và Bộ Tài chính đã công bố hướng dẫn chi tiết, vì vậy việc nắm rõ quy định là yếu tố then chốt để tránh rủi ro tài chính.
Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP
Theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, thời điểm lập hoặc xuất hóa đơn phụ thuộc vào bản chất của giao dịch. Dưới đây là bảng tóm tắt các hoạt động kinh doanh và thời điểm lập hóa đơn tương ứng:
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (kể cả bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia) | Ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu, không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hoá thông quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Ngay khi hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thời điểm thu tiền được coi là thời điểm lập hóa đơn (trừ một số dịch vụ có đặt cọc). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục | Mỗi lần giao hàng/bàn giao phải lập hóa đơn riêng cho khối lượng, giá trị tương ứng. |
| Dịch vụ vận tải, điện, truyền hình, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b) | Hoàn thành đối soát dữ liệu, nhưng không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (trung gian thanh toán) | Hoàn thành đối soát dữ liệu cước dịch vụ, nhưng không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. |
| Kinh doanh bất động sản (trước khi chuyển giao quyền sở hữu) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
| Kinh doanh bất động sản (đã chuyển giao quyền sở hữu) | Theo quy định bán hàng hóa – tức thời điểm chuyển giao quyền sở hữu. |
| Dịch vụ vận tải hàng không qua website | Không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ xuất ra trên hệ thống. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành qua đường ống | Ngày xác định khối lượng giao trong tháng, không quá ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế. |
| Bán điện (công ty phát điện) | Theo thời điểm đối soát số liệu thanh toán (theo Bộ Công Thương hoặc hợp đồng), không quá ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế. |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hành khách bằng taxi (có phần mềm tính tiền) | Ngay khi kết thúc chuyến đi, lập hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách không lấy hóa đơn, lập dựa trên phiếu thu tiền vào cuối ngày; nếu khách yêu cầu, lập ngay và giao cho khách. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm; nếu sử dụng nhiều lần trong tháng, lập định kỳ không quá ngày cuối cùng của tháng phát sinh. |
Những quy định trên được quy định cụ thể trong Nghị định 70/2025/NĐ‑CP và được tham chiếu tới Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP. Các doanh nghiệp cần kiểm tra lại quy trình kế toán để đảm bảo thời điểm lập hóa đơn khớp với quy định pháp luật.
- Đối với dịch vụ tư vấn tài chính, thuế; kiểm toán; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng – trường hợp thu tiền đặt cọc, thời điểm lập hóa đơn không phải là thời điểm thu tiền đặt cọc mà là thời điểm nhận tiền thực tế hoặc khi dịch vụ được thực hiện.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện khi phát hiện lỗi lập hóa đơn
Khi phát hiện lỗi lập hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp cần tham khảo hướng dẫn chi tiết của cơ quan thuế (ví dụ: Chi cục Thuế Long Biên, Hà Nội) để thực hiện điều chỉnh theo quy trình quy định, bao gồm việc ký kết thỏa thuận điều chỉnh, lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ký số và lưu trữ chứng từ liên quan.
Sau khi hoàn tất, bên