{ “tldr”: “Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là một lỗi phổ biến nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Từ ngày 01/01/2026, các mức phạt cho hành vi này sẽ tăng đáng kể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về thời điểm lập hóa đơn đúng quy định (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP), 4 bước xử lý khi phát hiện sai sót, điều kiện để hóa đơn sai thời điểm vẫn được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN, cùng với các mức phạt cụ thể và thời hiệu xử phạt.”, “seoTitle”: “Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm 2025: Mức Phạt Mới & 4 Bước Xử Lý Doanh Nghiệp Cần Biết”, “metaDescription”: “Tìm hiểu quy định mới nhất về xuất hóa đơn sai thời điểm tại Việt Nam năm 2025. Hướng dẫn chi tiết thời điểm lập hóa đơn, 4 bước xử lý, mức phạt mới theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP và điều kiện khấu trừ thuế GTGT.”, “content”: “
Mức Phạt Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm Sẽ Tăng Mạnh Từ 2026: Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì?
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, các khoản chi thực tế phát sinh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp đều được xem xét
- \n\n\nVí dụ 3: Dịch vụ có thu tiền trước\n\n Một công ty phần mềm nhận tiền tạm ứng 50% giá trị hợp đồng phát triển ứng dụng từ khách hàng vào ngày 10/06/2025
\n
Bạn có biết rằng một lỗi nhỏ trong việc xác định thời điểm xuất hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp của bạn phải đối mặt với mức phạt lên đến 70 triệu đồng từ ngày 01/01/2026? Đây không chỉ là một con số đáng báo động mà còn là lời cảnh tỉnh cho hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam về tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.
\n
Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm, dù vô tình hay cố ý, luôn là một trong những lỗi phổ biến nhất mà các kế toán viên và chủ doanh nghiệp thường mắc phải. Tuy nhiên, với sự thay đổi trong các quy định pháp luật, đặc biệt là Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ đầu năm 2026, hậu quả của việc sai sót này sẽ trở nên nghiêm trọng hơn bao giờ hết. Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích các quy định hiện hành và sắp tới, hướng dẫn chi tiết cách xác định thời điểm lập hóa đơn đúng, các bước xử lý khi phát hiện sai sót, và những điều doanh nghiệp cần làm ngay để tránh những rủi ro không đáng có.
\n\n
Thời Điểm Lập Hóa Đơn Đúng Quy Định: Chi Tiết Theo Nghị Định 123/2020/NĐ-CP và Nghị Định 70/2025/NĐ-CP
\n
Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn, tránh các rủi ro về thuế và xử phạt hành chính. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định cụ thể cho từng loại hoạt động kinh doanh như sau:
\n\n
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ đặc thù như: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: – Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
| – Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
\n\n
Ví dụ minh họa về xác định thời điểm lập hóa đơn
\n
Ví dụ 1: Bán hàng hóa
\n
- \n
- Công ty A (bên bán) chuyển giao quyền sở hữu lô hàng điện tử cho Công ty B (bên mua) vào ngày 15/03/2025.
- Công ty B thanh toán tiền vào ngày 20/03/2025.
- Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn là ngày 15/03/2025 (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu), không phụ thuộc vào ngày thanh toán. Nếu Công ty A lập hóa đơn vào ngày 20/03/2025, đây sẽ là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm.
\n
\n
\n
\n\n
Ví dụ 2: Cung cấp dịch vụ
\n
- \n
- Công ty C hoàn thành dịch vụ tư vấn marketing cho Công ty D vào ngày 25/04/2025.
- Công ty D thanh toán tiền vào ngày 05/05/2025.
- Thời điểm lập hóa đơn là ngày 25/04/2025 (thời điểm hoàn thành dịch vụ). Nếu Công ty C lập hóa đơn vào ngày 05/05/2025, đây là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm.
\n
\n
\n
\n\n
Ví dụ 3: Dịch vụ có thu tiền trước
\n
- \n
- Một công ty phần mềm nhận tiền tạm ứng 50% giá trị hợp đồng phát triển ứng dụng từ khách hàng vào ngày 10/06/2025.
- Dịch vụ sẽ hoàn thành vào ngày 30/07/2025.
- Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn cho khoản tiền tạm ứng là ngày 10/06/2025. Hóa đơn cho phần còn lại sẽ được lập khi hoàn thành dịch vụ (30/07/2025) hoặc khi thu nốt số tiền còn lại.
\n
\n
\n
\n\n
\n\n
4 Bước Xử Lý Hiệu Quả Khi Phát Hiện Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm
\n
Khi doanh nghiệp phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm theo quy định, việc xử lý kịp thời và đúng cách là vô cùng cần thiết để giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm tại Việt Nam thường bao gồm 4 bước cơ bản sau:
\n\n
Bước 1: Thỏa thuận và lập biên bản ghi nhận sai sót giữa người bán và người mua
\n
Trước khi thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào, người bán và người mua cần có sự thống nhất về việc hóa đơn đã lập bị sai thời điểm. Việc này nên được thể hiện bằng văn bản thỏa thuận hoặc biên bản ghi nhận sai sót. Biên bản này cần nêu rõ thông tin của hóa đơn bị sai (số hóa đơn, ký hiệu, ngày, tháng, năm lập), nội dung sai sót (lập sai thời điểm), và thống nhất phương án xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế).
\n
- \n
- Mục đích: Đảm bảo sự đồng thuận giữa hai bên, làm căn cứ pháp lý cho việc điều chỉnh hóa đơn sau này và phục vụ công tác giải trình với cơ quan thuế nếu có.
- Nội dung cần có: Thông tin đầy đủ của hai bên, số hóa đơn sai, ngày lập hóa đơn sai, lý do sai sót (lập sai thời điểm), và cam kết cùng phối hợp xử lý.
\n
\n
\n\n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế
\n
Sau khi có biên bản thỏa thuận, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm. Việc lựa chọn giữa “điều chỉnh” và “thay thế” phụ thuộc vào mức độ và tính chất của sai sót:
\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng khi sai sót không làm thay đổi giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc số tiền thuế. Ví dụ, chỉ sai ngày tháng nhưng các thông tin khác như tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất vẫn đúng. Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn thay thế: Được sử dụng khi sai sót nghiêm trọng hơn, làm thay đổi các thông tin cơ bản như giá trị, số lượng, thuế suất, hoặc khi cần hủy bỏ hoàn toàn hóa đơn cũ để lập lại. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
\n
\n
\n\n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua
\n
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế mới lập. Sau đó, hóa đơn này sẽ được gửi cho người mua thông qua hệ thống hóa đơn điện tử hoặc các phương tiện điện tử khác theo thỏa thuận. Việc gửi hóa đơn điện tử mới phải đảm bảo người mua nhận được và có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế.
\n\n
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và biên bản điều chỉnh
\n
Cả người bán và người mua đều có trách nhiệm lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn, bao gồm:
\n
- \n
- Hóa đơn điện tử đã lập sai thời điểm.
- Biên bản thỏa thuận/ghi nhận sai sót giữa hai bên.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế mới.
\n
\n
\n
\n
Việc lưu trữ cẩn thận các tài liệu này là rất quan trọng để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế sau này, chứng minh rằng doanh nghiệp đã chủ động và kịp thời khắc phục sai sót theo đúng quy định pháp luật.
\n\n
\n\n
Mức Phạt Vi Phạm Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm và Những Điểm Dễ Sai Sót
\n
Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là một vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, và doanh nghiệp sẽ phải chịu các mức phạt theo quy định của pháp luật Việt Nam. Điều đáng chú ý là các quy định về xử phạt đang có sự thay đổi đáng kể, đặc biệt là từ ngày 01/01/2026.
\n\n
Mức phạt trước ngày 01/01/2026 (Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
\n\n
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
Mức phạt từ ngày 01/01/2026 (Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ ngày 01/01/2026, các mức phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ được áp dụng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, với các mức phạt chi tiết hơn và cao hơn đáng kể, đặc biệt là khi số lượng hóa đơn vi phạm lớn:
\n\n
| Hành vi | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
\n
Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP), thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm. Cụ thể:
\n
- \n
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện: Thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc: Thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
\n
\n
\n
Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm được coi là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn. Do đó, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập hóa đơn để xử phạt đối với từng hành vi vi phạm, trong thời hạn 02 năm kể từ ngày lập hóa đơn đó.
\n\n
\n\n
Những điểm dễ sai sót khi xuất hóa đơn
\n
Trong thực tế, có một số điểm mà doanh nghiệp Việt Nam thường dễ mắc lỗi khi xác định thời điểm lập hóa đơn:
\n
- \n
- Nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm hoàn thành dịch vụ/chuyển giao hàng hóa: Đây là lỗi phổ biến nhất, đặc biệt với các giao dịch trả chậm hoặc trả trước.
- Không lập hóa đơn cho từng lần giao hàng/bàn giao hạng mục: Đối với các hợp đồng giao hàng nhiều lần hoặc dịch vụ theo giai đoạn, việc không lập hóa đơn tương ứng cho từng phần là vi phạm.
- Bỏ sót các trường hợp đặc thù: Các ngành như xây dựng, bất động sản, điện, xăng dầu, viễn thông, bảo hiểm, casino… có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Việc áp dụng chung quy tắc có thể dẫn đến sai sót.
- Chậm đối soát dữ liệu: Đối với các dịch vụ có khối lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần đối soát dữ liệu, việc chậm trễ trong quá trình đối soát có thể khiến hóa đơn bị lập quá thời hạn cho phép (ví dụ: quá ngày 07 của tháng sau).
- Không có biên bản thỏa thuận rõ ràng: Khi phát hiện sai sót, việc thiếu biên bản thỏa thuận giữa hai bên mua bán trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn có thể gây khó khăn trong việc giải trình với cơ quan thuế.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Câu Hỏi Thường Gặp Về Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm và Xử Lý
\n\n
Công ty tôi đã xuất hóa đơn sai thời điểm nhưng chưa kê khai thuế, liệu có bị phạt không?
\n
Có, công ty bạn vẫn có thể bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm ngay cả khi chưa kê khai thuế. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (và Nghị định 310/2025/NĐ-CP từ 01/01/2026), hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là một vi phạm hành chính độc lập. Việc chưa kê khai thuế không làm mất đi hành vi vi phạm đã xảy ra. Tuy nhiên, nếu việc sai thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ, mức phạt có thể là cảnh cáo hoặc ở mức thấp hơn.
\n\n
Hóa đơn đầu vào của tôi bị xuất sai thời điểm, tôi có được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN không?
\n
Có, hóa đơn đầu vào bị xuất sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, với điều kiện là: (1) Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thực; (2) Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp theo quy định (đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên); và (3) Bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ. Căn cứ theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, các khoản chi thực tế phát sinh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp đều được xem xét.
\n\n
Nếu tôi phát hiện hóa đơn sai thời điểm sau 2 năm kể từ ngày lập, cơ quan thuế có còn xử phạt được không?
\n
Không, nếu bạn phát hiện hóa đơn sai thời điểm sau 02 năm kể từ ngày lập hóa đơn, cơ quan thuế sẽ không còn quyền xử phạt hành chính đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm đó. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm, tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm (tức là ngày lập hóa đơn). Tuy nhiên, nếu hành vi sai thời điểm này dẫn đến việc thiếu nghĩa vụ thuế (ví dụ: kê khai sai doanh thu, thuế GTGT), cơ quan thuế vẫn có quyền truy thu số thuế thiếu và tính tiền chậm nộp theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, không phụ thuộc vào thời hiệu xử phạt hành chính.
\n\n
Hành Động Doanh Nghiệp Cần Làm Ngay Để Tuân Thủ Quy Định Hóa Đơn Mới
\n
Với những thay đổi quan trọng về quy định và mức phạt liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm, đặc biệt là từ năm 2026, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các biện pháp sau để đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro:
\n\n
- \n
- Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ về lập hóa đơn:\n
- \n
- Kiểm tra lại toàn bộ quy trình từ khâu phát sinh giao dịch đến khi xuất hóa đơn để đảm bảo phù hợp với các quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Xây dựng hướng dẫn chi tiết cho từng loại hình hoạt động kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp (bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, bất động sản, v.v.) về thời điểm lập hóa đơn.
\n
\n
\n
- Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán, bán hàng:\n
- \n
- Tổ chức các buổi tập huấn định kỳ về quy định hóa đơn điện tử, đặc biệt là về thời điểm lập hóa đơn và các trường hợp đặc thù.
- Đảm bảo tất cả nhân viên liên quan đến việc phát sinh doanh thu và lập hóa đơn đều nắm vững và thực hiện đúng quy định.
\n
\n
\n
- Tăng cường kiểm soát và đối soát dữ liệu:\n
- \n
- Thiết lập cơ chế kiểm tra chéo giữa bộ phận bán hàng, kế toán và các bộ phận liên quan để phát hiện sớm các sai sót về thời điểm lập hóa đơn.
- Đối với các giao dịch phát sinh thường xuyên hoặc số lượng lớn, cần có quy trình đối soát dữ liệu chặt chẽ và kịp thời để đảm bảo hóa đơn được lập trong thời hạn cho phép.
\n
\n
\n
- Sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử có tính năng cảnh báo:\n
- \n
- Ưu tiên các giải pháp phần mềm có khả năng tự động kiểm tra, cảnh báo khi có dấu hiệu lập hóa đơn sai thời điểm hoặc sắp hết hạn lập hóa đơn.
- Đảm bảo hệ thống phần mềm luôn được cập nhật theo các quy định pháp luật mới nhất.
\n
\n
\n
- Thiết lập quy trình xử lý hóa đơn sai sót rõ ràng:\n
- \n
- Xây dựng quy trình chuẩn để xử lý khi phát hiện hóa đơn sai thời điểm, bao gồm các bước lập biên bản thỏa thuận, điều chỉnh/thay thế hóa đơn và lưu trữ chứng từ.
- Đảm bảo việc xử lý được thực hiện nhanh chóng, kịp thời để tránh các mức phạt nặng hơn.
\n
\n
\n
- Tham vấn chuyên gia khi cần thiết:\n
- \n
- Đối với các trường hợp phức tạp hoặc khi doanh nghiệp không chắc chắn về cách xác định thời điểm lập hóa đơn, việc tham vấn các chuyên gia thuế, kế toán là rất quan trọng để có được lời khuyên chính xác và phù hợp.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Việc chủ động nắm bắt và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt nặng mà còn góp phần xây dựng một hệ thống quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về các quy định hóa đơn, tư vấn xử lý hóa đơn sai thời điểm hoặc các vấn đề thuế – kế toán khác tại Việt Nam, ANC Việt Nam có thể cung cấp dịch vụ tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.
”
}