Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025-2026: Quy định mới, mức phạt và cách xử lý
Xuất hóa đơn sai thời điểm: Giải đáp các quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm là một lỗi thường gặp trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và tránh những rủi ro không đáng có, việc nắm vững các quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động tại Hà Nội, việc cập nhật các quy định mới nhất sẽ giúp bộ phận kế toán thực hiện đúng nghĩa vụ của mình.
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích các quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Chúng tôi sẽ làm rõ thế nào là xuất hóa đơn sai thời điểm và cung cấp cái nhìn chi tiết về các trường hợp cụ thể, giúp doanh nghiệp Việt Nam đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế một cách hiệu quả nhất.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất từ 2025
Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là nền tảng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định cụ thể cho từng loại hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là việc lập hóa đơn không đúng với các quy định này.
Quy định chung về thời điểm lập hóa đơn
Nguyên tắc chung là hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp đặc thù cần được lưu ý:
Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết các thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hoạt động:
| Hoạt động kinh doanh | Thời điểm lập/xuất hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ đặc thù như: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: – Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
| – Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
Việc nắm vững và tuân thủ đúng các quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và minh bạch trong kê khai thuế. Các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị tại Long Biên, Hà Nội, cần thường xuyên rà soát quy trình nội bộ và cập nhật kiến thức pháp luật để hoạt động hiệu quả và đúng quy định.