{ “tldr”: “Từ 01/01/2026, các doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ đối mặt với mức phạt hành chính nghiêm khắc hơn, có thể lên đến 70 triệu đồng, cho hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Việc nắm vững thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và quy trình 4 bước điều chỉnh hóa đơn là vô cùng quan trọng để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ thuế.”, “seoTitle”: “Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025-2026: Mức phạt mới và 4 bước xử lý doanh nghiệp cần biết”, “metaDescription”: “Nắm vững quy định về thời điểm lập hóa đơn tại Việt Nam, đặc biệt là các thay đổi từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và mức phạt mới theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Hướng dẫn chi tiết 4 bước điều chỉnh hóa đơn sai thời điểm để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ thuế.”, “content”: “
Doanh nghiệp Việt Nam đối mặt rủi ro phạt nặng: Quy định mới về thời điểm xuất hóa đơn từ 2025
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, các điều kiện bao gồm: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên
- Tuy nhiên, nếu công ty tư vấn nhận tạm ứng 50% chi phí dự án vào ngày 01/10/2025, thì tại thời điểm 01/10/2025, công ty không cần lập hóa đơn cho khoản tạm ứng này vì đây là dịch vụ tư vấn tài chính thuộc trường hợp ngoại lệ
\n
Từ 01/01/2026, hàng ngàn doanh nghiệp tại Việt Nam có thể đối mặt với mức phạt hành chính lên đến 70 triệu đồng nếu vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn. Đây là một trong những lỗi phổ biến nhưng tiềm ẩn rủi ro lớn nhất trong công tác kế toán, thuế của các tổ chức, cá nhân kinh doanh. Việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm không chỉ gây khó khăn cho việc kê khai, nộp thuế của cả bên bán và bên mua mà còn dẫn đến các khoản phạt nặng từ cơ quan thuế.
\n
Vậy, thế nào là xuất hóa đơn sai thời điểm? Quy định pháp luật hiện hành và sắp tới có những thay đổi nào? Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tuân thủ và tránh những sai sót không đáng có? Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về vấn đề này, từ định nghĩa, các trường hợp cụ thể, quy trình xử lý đến mức phạt mới nhất áp dụng tại Việt Nam.
\n
Xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là hành vi lập hóa đơn không đúng với thời điểm được quy định cụ thể tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, và sẽ được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP trong tương lai. Việc nắm rõ các quy định này là nền tảng để mọi doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ kế toán, có thể thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, tránh những sai phạm không đáng có.
\n\n
Chi tiết quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP
\n
Thời điểm lập hóa đơn là yếu tố then chốt quyết định tính hợp lệ của hóa đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm này được xác định khác nhau tùy thuộc vào loại hình hoạt động kinh doanh. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết các trường hợp phổ biến:
\n\n
| Hoạt động kinh doanh | Thời điểm lập/xuất hóa đơn | Giải thích và lưu ý |
|---|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. | Đây là nguyên tắc cơ bản nhất. Hóa đơn phải được lập ngay khi hàng hóa được giao cho người mua, bất kể việc thanh toán đã hoàn tất hay chưa. Đối với hàng hóa xuất khẩu, người bán tự xác định thời điểm, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. | Đối với dịch vụ, hóa đơn được lập khi dịch vụ đã hoàn tất. Tuy nhiên, nếu có việc thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền đó. Trừ các trường hợp đặc biệt: Thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền đặt cọc/tạm ứng. |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. | Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và kịp thời của nghĩa vụ thuế theo từng phần công việc hoặc giao dịch. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. | Đây là quy định linh hoạt cho các ngành đặc thù có chu kỳ thanh toán và đối soát phức tạp, nhưng vẫn có giới hạn thời gian cụ thể để đảm bảo không kéo dài quá mức. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. | Tương tự như trên, nhưng với thời hạn dài hơn do tính chất phức tạp của việc đối soát cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. | Đối với ngành xây dựng, hóa đơn được lập khi công trình hoặc hạng mục đã hoàn thành và được nghiệm thu, bàn giao, không phụ thuộc vào tiến độ thanh toán. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. | Hóa đơn được lập theo từng đợt thu tiền hoặc theo tiến độ thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. | Khi quyền sở hữu/sử dụng đã được chuyển giao, áp dụng nguyên tắc như bán hàng hóa thông thường. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. | Quy định này nhằm phù hợp với đặc thù của ngành hàng không và giao dịch điện tử quốc tế. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. | Do tính chất biến động giá của dầu thô, thời điểm lập hóa đơn được gắn với việc xác định giá bán cuối cùng. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. | Quy định này giúp đồng bộ hóa việc lập hóa đơn với chu kỳ kê khai và nộp thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). | Tương tự như bán khí, thời điểm lập hóa đơn gắn với chu kỳ đối soát và kê khai thuế. |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. | Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử cho từng giao dịch. |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. | Quy định này cho phép thời gian đối soát dữ liệu giữa các bên liên quan. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. | Thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào kỳ hạn thanh toán lãi hoặc thời điểm thực tế thu được tiền lãi. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. | Hóa đơn được lập ngay khi giao dịch đổi ngoại tệ hoặc dịch vụ hoàn tất. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. | Đảm bảo tính tức thời của hóa đơn điện tử và việc truyền dữ liệu cho cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. | Quy định linh hoạt tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng và quy trình thanh toán với bảo hiểm xã hội. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. | Cho phép lập hóa đơn định kỳ cho các giao dịch phát sinh thường xuyên. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. | Tuân thủ theo các quy định chuyên ngành về kế toán và doanh thu bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. | Đảm bảo hóa đơn được lập sau khi xác định chính xác số lượng vé đã bán. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). | Đảm bảo hóa đơn được lập kịp thời sau khi kết thúc ngày kinh doanh. |
\n\n
Ví dụ minh họa về thời điểm lập hóa đơn:
\n
- \n
- Trường hợp bán hàng hóa: Công ty A bán 100 bộ máy tính cho Công ty B vào ngày 15/10/2025. Hàng hóa được giao và Công ty B nhận vào ngày 17/10/2025. Dù Công ty B thanh toán vào ngày 30/10/2025, Công ty A vẫn phải lập hóa đơn vào ngày 17/10/2025 (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu).
- Trường hợp cung cấp dịch vụ: Một công ty tư vấn hoàn thành dự án tư vấn cho khách hàng vào ngày 20/11/2025. Hóa đơn phải được lập vào ngày 20/11/2025, ngay cả khi khách hàng chưa thanh toán. Tuy nhiên, nếu công ty tư vấn nhận tạm ứng 50% chi phí dự án vào ngày 01/10/2025, thì tại thời điểm 01/10/2025, công ty không cần lập hóa đơn cho khoản tạm ứng này vì đây là dịch vụ tư vấn tài chính thuộc trường hợp ngoại lệ. Hóa đơn chỉ lập khi hoàn thành dịch vụ.
- Trường hợp xây dựng: Công ty X hoàn thành hạng mục móng của công trình xây dựng và được chủ đầu tư nghiệm thu, bàn giao vào ngày 05/12/2025. Công ty X phải lập hóa đơn cho giá trị hạng mục móng vào ngày 05/12/2025, bất kể việc thanh toán theo tiến độ hợp đồng có thể diễn ra sau đó.
\n
\n
\n
\n\n
Hướng dẫn 4 bước xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm theo quy định hiện hành
\n
Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và tránh các rủi ro về thuế. Quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm tại Việt Nam được thực hiện theo 04 bước cụ thể như sau:
\n\n
- \n
- \n
Bước 1: Thỏa thuận giữa người bán và người mua về việc điều chỉnh hóa đơn
\n
Trước khi tiến hành bất kỳ thao tác điều chỉnh nào trên hệ thống hóa đơn điện tử, người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn đã lập bị sai thời điểm. Văn bản này có thể là biên bản thỏa thuận, công văn, hoặc email xác nhận giữa hai bên. Mục đích của bước này là để xác nhận sự đồng thuận của cả hai bên về sai sót và phương án xử lý, làm căn cứ pháp lý cho việc điều chỉnh sau này.
\n
- \n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế
\n
Sau khi có thỏa thuận, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm. Việc lựa chọn giữa “điều chỉnh” và “thay thế” phụ thuộc vào mức độ sai sót và quy định cụ thể của từng trường hợp:
\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng khi sai sót không làm thay đổi tổng số tiền thuế và tiền hàng trên hóa đơn gốc, hoặc chỉ điều chỉnh một phần thông tin không trọng yếu. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và chỉ điều chỉnh phần sai sót.
- Hóa đơn thay thế: Được sử dụng khi sai sót nghiêm trọng, làm thay đổi các thông tin cơ bản như mã số thuế, tên người mua, hoặc các chỉ tiêu về tiền hàng, tiền thuế. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và ghi lại toàn bộ nội dung đúng của hóa đơn gốc.
\n
\n
\n
- \n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử cho người mua
\n
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) theo quy định về hóa đơn điện tử. Sau đó, hóa đơn này sẽ được gửi cho người mua thông qua hệ thống hóa đơn điện tử hoặc các phương tiện điện tử khác đã thỏa thuận. Việc gửi hóa đơn điện tử mới này phải đảm bảo tính toàn vẹn và không thể thay đổi.
\n
- \n
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và giải trình
\n
Cả người bán và người mua đều phải lưu giữ cẩn thận biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cùng với hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Các tài liệu này sẽ là căn cứ quan trọng để giải trình với cơ quan thuế trong trường hợp có kiểm tra, thanh tra về sau. Việc lưu trữ đầy đủ giúp chứng minh rằng doanh nghiệp đã chủ động và kịp thời khắc phục sai sót theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Tác động của việc điều chỉnh hóa đơn:
\n
- \n
- Đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm sau khi đã được điều chỉnh hoặc thay thế sẽ vẫn được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện là giao dịch mua bán là có thật, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
- Đối với bên bán: Mặc dù đã điều chỉnh hóa đơn, bên bán vẫn có thể bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm. Mức phạt sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm và các tình tiết giảm nhẹ (nếu có), theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.
\n
\n
\n\n
Mức phạt hành chính cho hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm: So sánh trước và sau 01/01/2026
\n
Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là một trong những vi phạm hành chính về hóa đơn thường gặp, và mức phạt cho hành vi này đã và đang có những thay đổi đáng kể. Đặc biệt, từ ngày 01/01/2026, các quy định về xử phạt sẽ được siết chặt hơn theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, thay thế cho Nghị định 125/2020/NĐ-CP hiện hành. Doanh nghiệp tại Việt Nam cần đặc biệt lưu ý để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính.
\n\n
Mức phạt áp dụng trước ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước thời điểm Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
\n
| STT | Hành vi vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (không có tình tiết giảm nhẹ). | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên, tức là có thể dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc các trường hợp khác). | 04 – 08 triệu đồng |
\n
Giải thích:
\n
- \n
- “Không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế”: Tức là dù hóa đơn được lập muộn, nhưng thời điểm kê khai và nộp thuế GTGT, TNDN của kỳ đó vẫn được thực hiện đúng hạn, không gây thất thu ngân sách nhà nước.
- “Tình tiết giảm nhẹ”: Là các yếu tố được pháp luật quy định làm giảm nhẹ mức độ vi phạm, ví dụ như tự nguyện khai báo, tích cực khắc phục hậu quả, vi phạm lần đầu, vi phạm do khách quan…
\n
\n
\n\n
Mức phạt áp dụng từ ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ đầu năm 2026, quy định về xử phạt sẽ trở nên chi tiết và nghiêm khắc hơn, đặc biệt là việc phân loại mức phạt dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự quản lý chặt chẽ hơn nữa đối với việc lập hóa đơn.
\n
| Hành vi vi phạm | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Ví dụ tính toán mức phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP:
\n
- \n
- Công ty C, sau ngày 01/01/2026, phát hiện đã lập sai thời điểm 15 hóa đơn bán hàng hóa thông thường. Theo bảng trên, với 10 đến dưới 20 số hóa đơn vi phạm, Công ty C sẽ bị phạt từ 05 triệu đồng đến 15 triệu đồng.
- Công ty D, sau ngày 01/01/2026, lập sai thời điểm 60 hóa đơn cho các hoạt động khuyến mại, quảng cáo. Với 50 đến dưới 100 số hóa đơn vi phạm trong trường hợp này, Công ty D sẽ bị phạt từ 05 triệu đồng đến 15 triệu đồng.
\n
\n
\n\n
Thời hiệu xử phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm
\n
Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm. Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, đây được xem là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn.
\n
Do đó, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm tính từ ngày lập hóa đơn đó. Nếu doanh nghiệp thực hiện nhiều hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập từng hóa đơn để xử phạt đối với từng hành vi vi phạm riêng lẻ.
\n
\n\n
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn xuất sai thời điểm và tác động thuế
\n\n
Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí TNDN của bên mua không?
\n
Có, hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của bên mua, với điều kiện đáp ứng đầy đủ các tiêu chí theo quy định pháp luật Việt Nam. Cụ thể, theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, các điều kiện bao gồm: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên. Quan trọng hơn, giao dịch mua bán phải là đúng thực tế, và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
\n\n
Nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn xuất sai thời điểm sau khi đã nộp tờ khai thuế GTGT của kỳ đó, cần thực hiện những điều chỉnh nào?
\n
Khi phát hiện hóa đơn xuất sai thời điểm sau khi đã nộp tờ khai thuế GTGT, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh tờ khai thuế GTGT bổ sung. Cụ thể, doanh nghiệp lập Tờ khai bổ sung (Mẫu 01/GTGT) để điều chỉnh số liệu của kỳ tính thuế có hóa đơn sai sót. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện các bước xử lý hóa đơn sai thời điểm như đã nêu ở trên (thỏa thuận với bên mua, lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế). Việc điều chỉnh tờ khai thuế bổ sung phải được thực hiện kịp thời để đảm bảo số liệu kê khai khớp với hóa đơn đã điều chỉnh, tránh các sai lệch có thể dẫn đến phạt hành chính.
\n\n
Trường hợp nào hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được xem xét áp dụng mức phạt cảnh cáo theo quy định mới từ 2026?
\n
Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ được xem xét áp dụng mức phạt cảnh cáo trong trường hợp vi phạm chỉ với 01 số hóa đơn đối với các loại hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. Điều này cho thấy cơ quan thuế có sự phân biệt rõ ràng giữa các loại giao dịch và mức độ nghiêm trọng của vi phạm, ưu tiên áp dụng cảnh cáo cho các sai sót nhỏ, không gây ảnh hưởng lớn đến nghĩa vụ thuế.
\n\n
Hành động cấp thiết: Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử?
\n
Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử và xử phạt vi phạm hành chính ngày càng chặt chẽ, việc chủ động tuân thủ là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Để hạn chế tối đa rủi ro liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm, các doanh nghiệp cần thực hiện ngay các hành động sau:
\n\n
- \n
- Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ: Doanh nghiệp cần xem xét lại toàn bộ quy trình lập, xuất và quản lý hóa đơn hiện tại. Đảm bảo rằng quy trình này phù hợp với các quy định mới nhất của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế.
- Đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán: Tổ chức các buổi tập huấn định kỳ về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình giao dịch, cách thức xử lý hóa đơn sai sót, và các mức phạt mới. Đảm bảo rằng mọi nhân sự liên quan đều nắm vững và thực hiện đúng quy định.
- Tận dụng công nghệ và phần mềm kế toán: Sử dụng các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử có tính năng tự động kiểm tra, cảnh báo về thời điểm lập hóa đơn. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người và tăng cường hiệu quả quản lý.
- Thường xuyên kiểm tra, đối soát hóa đơn: Thực hiện kiểm tra định kỳ các hóa đơn đã xuất và nhận để phát hiện sớm các sai sót về thời điểm. Việc phát hiện và xử lý kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các mức phạt nặng hơn.
- Xây dựng cơ chế phối hợp chặt chẽ: Thiết lập cơ chế phối hợp hiệu quả giữa bộ phận kinh doanh, kế toán và các bộ phận liên quan khác để đảm bảo thông tin về giao dịch được cập nhật chính xác và kịp thời, làm cơ sở cho việc lập hóa đơn đúng thời điểm.
- Tìm kiếm sự tư vấn chuyên nghiệp: Trong trường hợp có những giao dịch phức tạp hoặc khi cần rà soát tổng thể hệ thống kế toán, thuế, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn thuế, kế toán là một giải pháp thông minh. Các chuyên gia có thể giúp doanh nghiệp đánh giá rủi ro, đưa ra giải pháp tối ưu và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Việc tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, tránh các rủi ro tài chính không đáng có và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp vướng mắc trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn hoặc cần hỗ trợ rà soát quy trình kế toán, thuế để đảm bảo tuân thủ, ANC Việt Nam sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu qua hotline 0942597477.
“, “tags”: [“thuế”, “kế toán”, “nghị định”, “doanh nghiệp”, “hóa đơn”, “Việt Nam”, “2025”, “2026”, “hóa đơn điện tử”, “xử phạt hành chính”], “focusKeyword”: “xuất hóa đơn sai thời điểm”
}